Verträge zentral steuern – von der Frist bis zur Unterschrift.
Aus verstreuten Verträgen und verpassten Fristen wird eine zentrale Vertragsakte – mit Erinnerungen, Freigaben und rechtssicherer digitaler Unterschrift ohne Medienbruch.
- Keine verpassten Kündigungsfristen mehr
- Rechtssicher signieren nach eIDAS – ohne Drucken
- Zentrale Vertragsakte mit lückenlosem Audit-Trail
Eine verpasste Kündigungsfrist kann teuer werden.
Verträge liegen verteilt in Ordnern, auf Laufwerken und in Postfächern. Niemand weiß sicher, welche Fassung gilt, wer zuständig ist und wann die nächste Kündigungsfrist läuft. Die Folge: automatische Verlängerungen, unnötige Kosten, langwierige Freigaben per E-Mail und Unterschriften, die gedruckt, gescannt und hinterhergetragen werden.
Gerade für Recht, Einkauf, Finance und Geschäftsführung bedeutet das Risiko und vermeidbaren Aufwand. Eine reine Ablage reicht dafür nicht: Es braucht eine zentrale Vertragsakte mit Fristen, Freigaben und rechtssicherer Signatur. Genau das leistet das Vertragsmanagement-Modul von metasonic®. Aus verstreuten Dokumenten wird eine gesteuerte Vertragswelt – mit klaren Verantwortlichen, überwachten Fristen und einer digitalen Unterschrift ohne Medienbruch.
Warum Unternehmen metasonic® Vertragsmanagement einsetzen
- Keine verpassten Fristen:
Nur freigegebene, aktuelle Dokumente sind im Zugriff. - Eine zentrale Wahrheit:
Alle Verträge, Fassungen und Zuständigkeiten an einem Ort. - Rechtssicher unterschreiben:
eIDAS-konforme Signatur ohne Drucken und Scannen. - Schnellere Freigaben:
Geführte Prüf- und Freigabe-Workflows statt E-Mail-Runden. - Belastbare Nachweise:
Lückenloser Audit-Trail über Versionen, Freigaben und Signaturen.
Der gesamte Vertragszyklus – ein zentraler Prozess
Vom ersten Bedarf bis zur Archivierung – alles im Blick. Der Zyklus ist geschlossen: Verlängerungen und Nachträge (Phase 08) führen zurück in Verhandlung, Freigabe und Signatur – ein Vertrag „endet“ selten, er läuft weiter.
Vertragschaos beenden – bevor die nächste Frist verstreicht
Verstreute Verträge kosten Geld: verpasste Kündigungen, automatische Verlängerungen und stundenlanges Suchen. Unser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Verträge zentral in den Griff bekommen – von der Vertragsakte über das Fristenmanagement bis zur rechtssicheren digitalen Unterschrift – mit einer Checkliste zum Sofort-Anwenden.
Das erwartet Sie im Leitfaden:
- Checkliste für zentrale Vertragsakten & klare Zuständigkeiten
- Die häufigsten Ursachen für verpasste Fristen & Mehrkosten
- Wann welches Signaturniveau (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) passt
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Jede Funktion unterstützt einen konkreten Schritt im Vertragslebenszyklus – von der Anlage über Fristen und Freigaben bis zur Unterschrift und Archivierung. Wählen Sie eine Funktion aus und sehen Sie, wie das Modul Ihre Vertragsarbeit erleichtert.
Zentrale Vertragsakte
Alle Verträge liegen strukturiert an einem Ort – mit Metadaten wie Partner, Laufzeit, Status, Wert und Verantwortlichem. Statt verstreuter Dateien und Versionschaos entsteht eine einzige, verlässliche Vertragsakte. Zusammengehörige Dokumente wie Nachträge, Anlagen und Korrespondenz werden gebündelt, sodass zu jedem Vertrag sofort das vollständige Bild vorliegt.
Ihre Vorteile
- Eine zentrale Wahrheit statt verstreuter Dateien
- Alle Unterlagen je Vertrag gebündelt
- Sofort das vollständige Bild
Volltext- & Metadatensuche
Jeder Vertrag ist in Sekunden auffindbar – über Volltext, Metadaten und Filter. Die KI liest zentrale Vertragsdaten wie Laufzeiten, Fristen und Partner automatisch aus und macht sie durchsuchbar. So finden Sie nicht nur den Vertrag, sondern sofort die relevante Klausel oder Frist – rechtekonform, jeder sieht nur, was er darf.
Ihre Vorteile
- Verträge in Sekunden finden
- Automatisch ausgelesene Vertragsdaten
- Ergebnisse immer rechtekonform
Fristen- & Wiedervorlage-Management
metasonic® überwacht Kündigungsfenster, Verlängerungen und Prüftermine automatisch. Verantwortliche werden rechtzeitig erinnert, Eskalationen greifen bei drohendem Verstreichen. So werden ungewollte Verlängerungen und Vertragsstrafen vermieden – jede Frist hat einen Verantwortlichen und eine Wiedervorlage.
Ihre Vorteile
- Keine verpassten Kündigungsfristen
- Keine ungewollten Verlängerungen
- Jede Frist mit Verantwortlichem
Freigabe-Workflows & Versionierung
Verträge durchlaufen definierte Prüf- und Freigabeschritte mit klaren Verantwortlichen, Fristen und Erinnerungen. Jede Änderung wird versioniert und historisiert, sodass immer nachvollziehbar bleibt, wer was wann angepasst und freigegeben hat. Erst nach vollständiger Freigabe startet der Signaturumlauf.
Ihre Vorteile
- Schnellere, klare Freigaben
- Lückenlose Versionshistorie
- Freigabe vor Unterschrift gesichert
Vertragserstellung mit Vorlagen
Neue Verträge entstehen per Assistent aus geprüften Vorlagen und Klauselbausteinen. Statt jedes Dokument neu aufzusetzen, wählen Sie die passende Vertragsart und füllen nur noch die variablen Felder. Das beschleunigt die Anlage und sorgt für einheitliche, rechtlich abgestimmte Verträge.
Ihre Vorteile
- Schnellere Vertragsanlage
- Einheitliche, geprüfte Klauseln
- Weniger Abstimmungsaufwand mit Legal
Integrierte digitale Signatur (eIDAS)
Freigegebene Verträge werden direkt aus metasonic® digital unterschrieben – rechtssicher nach eIDAS, ohne Drucken, Scannen und Postweg. Je nach Bedarf steht die einfache, die fortgeschrittene oder die qualifizierte Signatur zur Verfügung. Status und Umlauf sind jederzeit sichtbar, alle Beteiligten unterschreiben ortsunabhängig.
Ihre Vorteile
- Unterschreiben ohne Medienbruch
- Passendes Signaturniveau je Vertrag
- Status und Umlauf im Blick
Audit-Trail & Nachweisführung
Jede Änderung, Freigabe und Signatur wird lückenlos protokolliert. Signaturprotokolle und Historie belegen, wer wann was geprüft, freigegeben und unterschrieben hat. So bestehen Sie Prüfungen und Streitfälle mit belastbaren Nachweisen.
Ihre Vorteile
- Lückenloser Nachweis
- Rechtssichere Signaturprotokolle
- Sicher in Prüfung und Streitfall
Rollen, Rechte & Integration
Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert; sensible Verträge bleiben geschützt. Über offene Schnittstellen bindet sich das Modul in Microsoft 365, ERP und CRM ein – etwa um Vertragsdaten und Partner abzugleichen. So passt Vertragsmanagement in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Ihre Vorteile
- Zugriff nur für Berechtigte
- Angebunden an M365, ERP & CRM
- Kein Insel-System
SAP-integriertes Vertragsmanagement
Sie arbeiten mit SAP? Dann steuern Sie Ihre Verträge direkt in Ihrer führenden Oberfläche – ohne Systemwechsel. Gemeinsam mit unserem SAP-Partner KPSC bieten wir SAP-integrierte Lösungsmodule: Vertragsakte, Fristen, Freigaben und Signaturumlauf laufen in SAP, während Dokumente und Nachweise im Hintergrund über metasonic® revisionssicher archiviert werden (ArchiveLink). SAP-Anwender bleiben in ihrer gewohnten Umgebung; Fachbereiche ohne SAP-Zugang binden Sie über eine Webanwendung in Freigaben ein. Als SAP Silver Partner mit zertifizierter S/4HANA-Integration – ohne zusätzliche SAP-seitige Lizenzkosten bei einem Technologiewechsel.
Ihre Vorteile
- Kein Systemwechsel – Verträge direkt in der SAP-Oberfläche
- Fristen, Freigaben und Signatur SAP-integriert, ohne Medienbruch
- Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung angebunden (ArchiveLink)
Wir beraten Sie gern!
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Cookie EinstellungenTypische Anwendungsfälle des Vertragsmanagement-Moduls
Verpasste Kündigungsfrist
Ausgangssituation
Ein Vertrag hat sich automatisch um ein Jahr verlängert, weil die Kündigungsfrist niemandem aufgefallen ist – jetzt fallen unnötige Kosten an.
Lösung
metasonic® überwacht alle Fristen automatisch und erinnert Verantwortliche rechtzeitig, mit Eskalation bei drohendem Verstreichen.
Ergebnis
- Keine ungewollten Verlängerungen
- Fristen mit klarem Verantwortlichen
- Vermeidbare Kosten gespart
„Wo liegt der aktuelle Vertrag?“
Ausgangssituation
Ein Vertrag wird dringend gebraucht – doch es kursieren mehrere Fassungen auf Laufwerken und in Postfächern, und niemand weiß, welche gilt.
Lösung
Alle Verträge liegen zentral in der Vertragsakte; nur die gültige Fassung ist im Zugriff, die Suche findet sie in Sekunden.
Ergebnis
- Eine zentrale Vertragsakte
- Immer die gültige Fassung
- Finden statt Suchen
Vertrag schnell unterschreiben
Ausgangssituation
Ein Vertrag muss kurzfristig unterschrieben werden – der Partner sitzt woanders, Drucken, Scannen und Postweg kosten Tage.
Lösung
Der freigegebene Vertrag wird direkt aus metasonic® rechtssicher digital signiert – ortsunabhängig und ohne Medienbruch.
Ergebnis
- Unterschrift in Minuten statt Tagen
- Rechtssicher nach eIDAS
- Kein Drucken und Scannen
Neuer Vertrag zur Freigabe
Ausgangssituation
Ein neuer Rahmenvertrag muss von Recht, Einkauf und Geschäftsführung geprüft werden – die Abstimmung per E-Mail zieht sich in die Länge.
Lösung
Ein geführter Freigabe-Workflow steuert Prüfung und Freigabe mit Fristen; erst danach startet der Signaturumlauf.
Ergebnis
- Schnellere Freigaben
- Klare Zuständigkeiten
- Nachvollziehbarer Ablauf
Due Diligence oder Audit
Ausgangssituation
Bei Prüfung oder Unternehmenskauf müssen alle Verträge, Fristen und Nachweise vollständig und schnell vorgelegt werden.
Lösung
metasonic® stellt Verträge, Historie und Signaturnachweise auf Knopfdruck bereit, strukturiert nach Metadaten.
Ergebnis
- Vollständige Vertragsübersicht
- Nachweise sofort verfügbar
- Entspannte Prüfung
Lieferantenvertrag mit mehreren Unterzeichnern
Ausgangssituation
Ein Vertrag muss von mehreren Personen auf beiden Seiten unterschrieben werden – der Umlauf per Papier oder Mail ist unübersichtlich.
Lösung
Der digitale Signaturumlauf steuert alle Unterzeichner in der richtigen Reihenfolge; der Status ist jederzeit sichtbar.
Ergebnis
- Mehrere Unterzeichner koordiniert
- Status jederzeit im Blick
- Kein Papierumlauf
Onboarding: Arbeitsvertrag & NDA
Ausgangssituation
Neue Mitarbeitende oder Partner müssen Arbeitsvertrag oder Geheimhaltungsvereinbarung schnell und rechtssicher unterschreiben.
Lösung
Vorlagen erzeugen den Vertrag, die digitale Signatur schließt ihn rechtssicher ab – alles in einem Ablauf.
Ergebnis
- Schneller Vertragsabschluss
- Einheitliche Vorlagen
- Rechtssichere Unterschrift
Überblick über alle Verträge & Fristen
Ausgangssituation
Der Geschäftsführung fehlt der Überblick: Welche Verträge laufen, welche Fristen stehen an, welche Werte und Risiken bestehen?
Lösung
Ein Vertrags-Cockpit zeigt Status, Fristen, Werte und Zuständigkeiten über alle Verträge hinweg.
Ergebnis
- Voller Überblick auf einen Blick
- Anstehende Fristen sichtbar
- Bessere Entscheidungsgrundlage
Ihr Anwendungsfall ist nicht dabei?
Das VM-Modul ist Teil der metasonic® Plattform
Vertragsakten, Fristen und Signaturen liegen auf derselben Basis wie DMS, E-Rechnung und Qualitätsmanagement. So greifen Vertragssteuerung, Freigaben und revisionssichere Archivierung ineinander – vom Entwurf über die Unterschrift bis zum Nachweis. Sie starten mit dem Vertragsmanagement und erweitern Ihre Plattform bei Bedarf Schritt für Schritt.
Das erwartet Sie im Beratungsgespräch
FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten zum Vertragsmanagement-Modul
Für welche Unternehmen eignet sich das Vertragsmanagement-Modul?
Ist die digitale Signatur rechtssicher?
Mit welchen Systemen lässt sich das Modul integrieren?
Wie aufwendig ist die Einführung und wie lange dauert sie?
Kann das Modul auch ohne die anderen metasonic® Module genutzt werden?
Kann ich später weitere Module ergänzen?
Wie werden Verträge geschützt und archiviert?
Wie unterstützt KI dieses Modul?
Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gern.
