E-Rechnungen empfangen, prüfen, freigeben.
Ohne Medienbruch: Aus Papier, PDF und E-Mail wird ein durchgängiger, prüfbarer Rechnungsprozess – KI-gestützt erfasst, geprüft, freigegeben und GoBD-konform archiviert.
- E-Rechnungspflicht erfüllt (XRechnung & ZUGFeRD)
- GoBD-konform archiviert
- Übergabe an SAP, Microsoft & DATEV
Jede Rechnung von Hand kostet Zeit – und oft bares Geld
Rechnungen treffen über E-Mail, Papier und Portale ein, werden manuell weitergeleitet und in Ordnern oder Postfächern abgelegt. Die Folge: lange Durchlaufzeiten, verpasste Skontofristen, Fehler und ständige Rückfragen, wer wann was geprüft oder freigegeben hat. Gerade für Rechnungswesen und Einkauf bedeutet das täglich vermeidbaren Aufwand – und mit der nahenden E-Rechnungspflicht wächst der Druck zusätzlich.
Ein reines Postfach oder DMS reicht dafür nicht: Es braucht einen durchgängigen, nachvollziehbaren Rechnungsprozess. Genau das leistet der Rechnungsworkflow von metasonic®. Aus einem manuellen, über viele Kanäle verteilten Eingang wird ein gesteuerter Prozess mit klarem Status, festen Verantwortlichen und überwachten Fristen – schneller, genauer und jederzeit prüfbar.
Warum Unternehmen metasonic® E-Rechnung/ERV Modul einsetzen
- Weniger manuelle Arbeit:
KI-Erfassung und automatische Zuordnung ersetzen Abtippen und Rückfragen. - Genutzte Skonti:
schnelle digitale Freigaben statt E-Mail-Pingpong. - E-Rechnungspflicht erfüllt:
XRechnung und ZUGFeRD im Standard – ohne Doppelprozesse. - Prüfungssichere Ablage:
GoBD-konform archiviert, mit lückenlosem Audit-Trail. - Saubere ERP-/FiBu-Übergabe:
Buchungsdaten fließen ohne Medienbruch weiter.
E-Rechnung ab 2027 – ist Ihr Rechnungsprozess bereit?
Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise. Wer den Rechnungseingang noch manuell steuert, riskiert Doppelprozesse, Rückläufer und wachsenden Zeitdruck. Unsere kompakte Checkliste hilft Ihnen, den eigenen Reifegrad in wenigen Minuten einzuordnen: Sie zeigt in 12 Fragen, ob Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung wirklich skalierbar und gesetzeskonform ist, welche Schritte heute noch Handarbeit sind und wo die größten Hebel für weniger Aufwand und mehr Sicherheit liegen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Jede Funktion unterstützt einen konkreten Schritt Ihres Arbeitsprozesses. Wählen Sie eine Funktion aus und erfahren Sie, wie das Modul Routineaufgaben automatisiert, Informationen verarbeitet und Ihre Prozesse effizienter macht.
Zentraler Rechnungseingang
Alle Rechnungen laufen an einer Stelle zusammen – ob per E-Mail, als PDF, über Lieferantenportale oder als strukturierte E-Rechnung. Statt Belege manuell weiterzuleiten und in Ordnern abzulegen, erfasst metasonic® jeden Eingang automatisch und kanalübergreifend. So entsteht von Anfang an ein einheitlicher, nachvollziehbarer Eingang – ohne verlorene Belege, ohne Doppelerfassung und ohne die Frage, wo eine Rechnung gerade liegt.
Ihr Vorteile
- Kein verlorener Beleg mehr
- Ein Eingang für alle Kanäle
- Sofortige Transparenz über den Status
E-Rechnung empfangen & versenden (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol)
metasonic® empfängt und versendet strukturierte E-Rechnungen normkonform nach XRechnung und ZUGFeRD/EN 16931 sowie über das Peppol-Netzwerk – im selben Prozess wie klassische PDF- oder Papierbelege. So erfüllen Sie die E-Rechnungspflicht in allen Stufen, ohne parallele Doppelprozesse zu betreiben, und sind auf kommende Anforderungen vorbereitet.
Ihre Vorteile
- E-Rechnungspflicht sicher erfüllt
- Empfang und Versand in einem Prozess
- Peppol-fähig und zukunftssicher
Zahlungsströme im Griff, GoBD-sicher
- Durchgängige Übergabe aus dem Belegfluss reduziert manuelle Buchungen und Fehler.
- Offene-Posten-Management, Mahnwesen und Zahlungsverkehr sorgen für planbare Liquidität.
- Automatisierte Skonto- und Fälligkeitslogiken senken Bearbeitungsaufwand und sichern Fristen.
- E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) eingangs- und ausgangsseitig inkl. formaler/inhaltlicher Prüfungen.
- Übergabe an die Finanzbuchhaltung & revisionssichere, GoBD-konforme Ablage sind integriert und auditfest.
- Reports (USt, ZM, Drill-down bis Debitor/Kreditor) entstehen auf Knopfdruck – prüfsicher und konsistent.
Automatischer Bestellabgleich (2-/3-Wege-Matching)
Bestellbezogene Rechnungen gleicht metasonic® automatisch mit Bestellung und Wareneingang ab. Stimmen Menge, Preis und Position überein, läuft die Rechnung ohne manuellen Eingriff durch – bis hin zur Dunkelverarbeitung. Nur Abweichungen landen gezielt zur Klärung bei den richtigen Personen. Das beschleunigt die Verarbeitung erheblich und senkt die Fehlerquote.
Ihre Vorteile
- Dunkelverarbeitung bei eindeutigen Rechnungen
- Weniger manuelle Prüfung
- Abweichungen sofort erkannt
Automatische Kontierung & Buchungsvorschlag
Für Rechnungen ohne Bestellbezug schlägt metasonic® Konten, Kostenstellen und Steuerschlüssel automatisch vor – auf Basis von Regeln und Lernwerten aus früheren Buchungen. Die Fachabteilung bestätigt oder passt nur noch an. So werden auch bestelllose Rechnungen schnell, einheitlich und nachvollziehbar kontiert.
Ihre Vorteile
- Weniger Aufwand bei bestelllosen Rechnungen
- Einheitliche, regelbasierte Kontierung
- Nachvollziehbare Buchungsvorschläge
Digitale Prüf- & Freigabe-Workflows
Rechnungen durchlaufen definierte Prüf- und Freigabeschritte – mit Prüfermatrix, klaren Verantwortlichen, Fristen und Erinnerungen. Statt E-Mail-Pingpong sehen alle Beteiligten jederzeit den Status: Was ist offen, was freigegeben, was überfällig? Eskalationen sorgen dafür, dass keine Frist und kein Skonto verloren geht.
Ihre Vorteile
- Schnellere Freigaben
- Genutzte Skontofristen
- Klare Zuständigkeiten und Status
Übergabe an ERP/FiBu
Geprüfte und freigegebene Rechnungen werden inklusive Buchungsdaten ohne Medienbruch an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übergeben – SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder DATEV. Manuelles Nacherfassen entfällt, die Belegkette bleibt durchgängig.
Ihre Vorteile
- Keine Doppelerfassung
- Durchgängige Belegkette
- Saubere Buchungsübergabe
GoBD-konforme Archivierung
Jede Rechnung wird unveränderbar und GoBD-konform archiviert. Aufbewahrungs- und Löschfristen laufen automatisch, ein lückenloser Audit-Trail dokumentiert jede Prüfung und Freigabe. So wird jede Betriebsprüfung zur Routine statt zur Zitterpartie.
Ihre Vorteile
- Betriebsprüfungssicher
- Automatische Fristen
- Lückenloser Nachweis
SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung
Sie arbeiten mit SAP? Dann laufen Ihre Rechnungsprozesse direkt in SAP – ohne Systemwechsel. Gemeinsam mit unserem SAP-Partner KPSC bieten wir die SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung für Eingang und Ausgang: Formate wie PDF, ZUGFeRD und XRechnung werden automatisch erkannt, mit Ihren SAP-Stammdaten abgeglichen und ohne Medienbruch bis zur Buchung und revisionssicheren Archivierung (ArchiveLink) verarbeitet. SAP-Anwender bleiben in ihrer gewohnten Oberfläche (FI/MM), Fachbereiche ohne SAP-Zugang binden Sie über eine Webanwendung in Freigaben ein. Als SAP Silver Partner mit zertifizierter S/4HANA-Integration – ohne zusätzliche SAP-seitige Lizenzkosten bei einem Technologiewechsel.
Ihre Vorteile
- Kein Systemwechsel – Rechnungen direkt in SAP (FI/MM)
- Ein- und Ausgang SAP-integriert, ohne Medienbruch (Purchase-to-Pay & Order-to-Cash)
- Automatischer Abgleich mit SAP-Stammdaten, GoBD-konform archiviert
Wir beraten Sie gern!
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Cookie EinstellungenTypische Anwendungsfälle des E-Rechnungs-/ ERV-Moduls
Monatsabschluss unter Zeitdruck
Ausgangssituation
Zum Monatsende stauen sich hunderte Eingangsrechnungen. Alles muss rechtzeitig geprüft, freigegeben und gebucht sein – sonst platzen Skonti und der Abschluss verzögert sich.
Lösung
metasonic® erfasst und verteilt alle Rechnungen automatisch, treibt Freigaben mit Fristen und Erinnerungen voran und übergibt gebuchte Belege direkt ans ERP.
Ergebnis
- Abschluss ohne Rechnungsstau
- Skonti zuverlässig genutzt
- Jederzeit Überblick über offene Posten
Bestellung & Rechnung passen nicht
Ausgangssituation
Der Einkauf hat bestellt, die Rechnung kommt Wochen später – und Menge oder Preis weichen ab. Buchhaltung und Einkauf klären das per Telefon und E-Mail.
Lösung
metasonic® gleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch ab und meldet nur echte Abweichungen an die richtige Person.
Ergebnis
- Eindeutige Rechnungen laufen automatisch durch
- Abweichungen sofort sichtbar
- Weniger Rückfragen zwischen Einkauf und Finance
Erste XRechnung vom Lieferanten
Ausgangssituation
Ein Lieferant schickt erstmals eine XRechnung. Das Team weiß nicht, wie es das strukturierte Format öffnet, prüft und bucht – und fürchtet Doppelarbeit neben PDF und Papier.
Lösung
metasonic® verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD im selben Prozess wie klassische Belege – ohne separaten Ablauf.
Ergebnis
- E-Rechnungen ohne Sonderweg
- Keine Doppelprozesse
- Bereit für die E-Rechnungspflicht
Die Betriebsprüfung steht an
Ausgangssituation
Die Prüfung kündigt sich an. Belege mehrerer Jahre, Freigaben und Änderungen müssen vollständig und nachvollziehbar vorgelegt werden.
Lösung
metasonic® archiviert jede Rechnung GoBD-konform mit lückenlosem Audit-Trail; jeder Beleg ist in Sekunden auffindbar
Ergebnis
- Belege auf Knopfdruck
- Lückenlose Nachweise
- Entspannte Prüfung statt Suchaktion
Freigeber ist nicht da
Ausgangssituation
Der zuständige Freigeber ist im Urlaub oder krank. Rechnungen bleiben liegen, niemand fühlt sich zuständig, Skontofristen verstreichen.
Lösung
metasonic® steuert Freigaben mit Vertretungsregeln, Fristen und Eskalation – überfällige Vorgänge werden automatisch weitergeleitet.
Ergebnis
- Keine liegengebliebenen Rechnungen
- Vertretung automatisch geregelt
- Skonti auch in Abwesenheit genutzt
Rechnungen für mehrere Standorte
Ausgangssituation
In der Zentrale landen Rechnungen für verschiedene Standorte und Gesellschaften. Die Zuordnung zur richtigen Stelle kostet täglich Zeit.
Lösung
metasonic® erkennt Standort und Gesellschaft und leitet jede Rechnung automatisch in den richtigen Prüf- und Freigabeweg.
Ergebnis
- Automatische Zuordnung
- Einheitlicher Prozess über alle Standorte
- Voller Überblick in der Zentrale
Wiederkehrende Rechnungen
Ausgangssituation
Miete, Leasing, Wartung und Abos kommen jeden Monat – und werden jedes Mal von Hand geprüft, kontiert und gebucht.
Lösung
metasonic® erkennt wiederkehrende Rechnungen, schlägt Kontierung und Freigabe automatisch vor und verarbeitet sie weitgehend ohne Eingriff.
Ergebnis
- Weniger Routinetätigkeit
- Einheitliche Kontierung
- Mehr Zeit für die Ausnahmen
Wo steht welche Rechnung?
Ausgangssituation
In der Buchhaltung kostet es täglich Zeit, einzelne Rechnungen zusammenzusuchen – und oft ist unklar, in welchem Bearbeitungsstatus ein Beleg gerade steckt: schon geprüft, freigegeben oder bereits gebucht? Das führt zu Rückfragen und fehlender Transparenz.
Lösung
Das Rechnungseingangsbuch in metasonic® zeigt alle Eingangsrechnungen zentral mit ihrem aktuellen Status – von Eingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung, jederzeit nachvollziehbar.
Ergebnis
- Jede Rechnung sofort auffindbar
- Bearbeitungsstatus auf einen Blick
- Weniger Rückfragen, volle Transparenz
Ihr Anwendungsfall ist nicht dabei?
Das sagen unsere Kunden
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Entdecken Sie, wie unsere Kunden mit metasonic® ihre Prozesse optimieren und echte Mehrwerte schaffen. Lassen Sie sich von praxisnahen Geschichten überzeugen.
Fünf Standorte, ein durchgängiger Rechnungsprozess
Steinbrecher Gruppe
Branche
Baudienstleistung (Tief-, Rohrleitungs- & Breitbandbau)
Ausgangssituation
Fünf dezentrale Standorte, papierbasierte Buchhaltung und manuelle Abläufe erschwerten einen einheitlichen Rechnungsprozess.
Lösung
metasonic® digitalisiert den Rechnungsworkflow standortübergreifend auf einer Plattform.
Ergebnis
- Rechnungsprozess über alle fünf Standorte vereinheitlicht
- Prüfung und Freigabe spürbar beschleunigt
- Skonti dank kürzerer Durchlaufzeiten zuverlässig genutzt
Das E-Rechnungs-Modul ist Teil der metasonic® Plattform
Das Modul arbeitet nahtlos mit den weiteren metasonic® Modulen zusammen: So entstehen durchgängige Prozesse. Von der Rechnung über Freigaben und Verträge bis zur revisionssicheren Archivierung. Sie starten mit E-Rechnung und erweitern Ihre Plattform bei Bedarf Schritt für Schritt.
Das erwartet Sie im Beratungsgespräch
- 1. Analyse Ihrer Prozesse
- 2. Individuelle Live-Demo
- 3. Fragen zu Integration & Migration
- 4. Empfehlung der passenden Module
FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten zum E-Rechnungs-/ERV-Modul der metasonic® Content- & Prozessplattform
Für welche Unternehmen eignet sich das E-Rechnungs-/ERV-Modul?
Mit welchen Systemen lässt sich das Modul integrieren?
Wie aufwendig ist die Einführung und wie lange dauert sie?
Kann das Modul auch ohne die anderen metasonic® Module genutzt werden?
Welche Module lassen sich kombinieren?
Kann ich später weitere Module ergänzen?
Wie werden Rechnungen und Daten geschützt und archiviert?
Wie unterstützt KI dieses Modul?
Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gern.
