Dokumente revisionssicher ablegen – & finden statt suchen.
Aus verstreuten Ablagen wird ein zentrales, durchsuchbares Archiv – jedes Dokument sicher abgelegt, schnell auffindbar und GoBD-konform aufbewahrt.
- Volltextsuche über alle Dokumente
- GoBD-konform & revisionssicher archiviert
- Klare Zugriffsrechte, lückenloser Audit-Trail
Suchen kostet Zeit. Jeden Tag, in jeder Abteilung
Dokumente liegen auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern, auf lokalen Rechnern und in Papierordnern. Wer eine Vertragsunterlage, ein Protokoll oder eine alte Rechnung braucht, sucht an mehreren Orten, arbeitet mit veralteten Versionen oder findet gar nichts mehr.
Studien zeigen: Beschäftigte verlieren so bis zu 28 Arbeitstage pro Jahr allein durch Suchen. Gerade bei wachsenden Dokumentenmengen, Audits und DSGVO-Pflichten wird das zum Risiko. Ein Netzlaufwerk oder Postfach reicht dafür nicht: Es braucht eine zentrale, durchsuchbare und revisionssichere Ablage.
Genau das leistet das DMS-Modul von metasonic®. Aus verstreuten Ordnern wird ein strukturiertes Archiv mit klaren Rechten, Versionen und lückenlosem Nachweis – für alle Fachbereiche zugänglich und jederzeit prüfbar.
Warum Unternehmen metasonic® DMS / Archivierung einsetzen
- Schluss mit Suchen:
KI-basierte Volltext- und Metadatensuche findet jedes Dokument in Sekunden. - Revisionssicher:
GoBD-konforme Archivierung mit Aufbewahrungs- und Löschkonzept. - Klare Zugriffe:
Rollenbasierte Rechte statt offener Netzlaufwerke. - Immer die richtige Version:
Automatische Versionierung mit vollständiger Historie. - Weniger Papier und Wildwuchs:
Eine zentrale Ablage für alle Fachbereiche.
Wie viel Zeit kostet Sie das Suchen wirklich?
Verstreute Ablagen sind teurer, als sie wirken: Bis zu 28 Arbeitstage pro Person und Jahr gehen durch Suchen verloren. Unser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenablage prüfen, Suchzeiten senken und gleichzeitig revisionssicher und DSGVO-konform werden – mit einer praxisnahen Checkliste zum Sofort-Anwenden.
Das erwartet Sie im Leitfaden:
- Checkliste zur Bewertung Ihrer aktuellen Ablage
- Die häufigsten Ursachen für lange Suchzeiten
- Konkrete Schritte zu revisionssicherer, DSGVO-konformer Archivierung
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Jede Funktion unterstützt einen konkreten Schritt im Umgang mit Ihren Dokumenten – von der Ablage über das Finden bis zur revisionssicheren Archivierung. Wählen Sie eine Funktion aus und sehen Sie, wie das Modul Ihre tägliche Arbeit erleichtert.
Zentrale Ablage & Erfassung
Dokumente landen an einer Stelle – per Drag & Drop, Scan, E-Mail-Import, aus Office-Anwendungen oder direkt aus dem Fachsystem. metasonic® legt sie strukturunabhängig ab und macht Papier per OCR durchsuchbar. Statt paralleler Netzlaufwerke und Postfächer entsteht ein einziges, geordnetes Archiv, auf das alle berechtigten Fachbereiche zugreifen.
Ihre Vorteile
- Ein Archiv statt vieler Ablagen
- Papier wird durchsuchbar (OCR)
- Zugriff für alle berechtigten Bereiche
Volltext- & Metadatensuche
Jedes Dokument ist in Sekunden auffindbar – über Volltext, Metadaten, Filter und gespeicherte Suchen. Statt Ordnerstrukturen zu durchklicken, geben Nutzende ein, was sie suchen, und erhalten sofort das richtige Ergebnis. Rechte werden dabei berücksichtigt: Jeder sieht nur, was er sehen darf.
Ihre Vorteile
- Finden in Sekunden statt Minuten
- Suche über Inhalt und Metadaten
- Ergebnisse immer rechtekonform
Versionierung & Historie
Jede Änderung wird automatisch historisiert – inklusive Check-in/Check-out, Kommentaren und Benachrichtigungen. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was geändert hat, und es gilt immer die aktuelle Fassung. Ältere Stände bleiben revisionssicher erhalten.
Ihre Vorteile
- Immer die gültige Version
- Nachvollziehbare Änderungshistorie
- Kein paralleles Bearbeiten mehr
Rollen- & Rechtekonzept
Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert – bis auf Dokument- und Feldebene. Statt offener Netzlaufwerke sehen und bearbeiten Nutzende nur, was für ihre Aufgabe freigegeben ist. Jeder Zugriff wird protokolliert, sensible Unterlagen bleiben geschützt.
Ihre Vorteile
- Zugriff nur für Berechtigte
- Schutz sensibler Unterlagen
- Protokollierter Zugriff
Digitale Akten
Zusammengehörige Dokumente bündelt metasonic® in digitalen Akten – etwa Projekt-, Personal-, Kunden- oder Vertragsakten. Alle Unterlagen zu einem Vorgang liegen an einem Ort, strukturiert und nachvollziehbar. Das ersetzt gewachsene Ordnerstrukturen und macht Zusammenarbeit einfacher.
Ihre Vorteile
- Alle Unterlagen zu einem Vorgang an einem Ort
- Klar strukturierte Akten
- Einfachere Zusammenarbeit
Revisionssichere Archivierung (GoBD)
Dokumente werden unveränderbar und GoBD-konform archiviert. Aufbewahrungs- und Löschfristen laufen automatisch, ein lückenloser Audit-Trail dokumentiert jeden Zugriff und jede Änderung. So erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und bestehen jede Prüfung.
Ihre Vorteile
- Gesetzeskonform aufbewahrt
- Automatische Fristen & Löschkonzept
- Lückenloser Audit-Trail
Integration in ERP, SAP & Microsoft
metasonic® bindet sich über offene Schnittstellen in Ihre Systemlandschaft ein – SAP, Microsoft 365/Outlook, ERP und CRM. Dokumente werden dort abgelegt und gefunden, wo gearbeitet wird, ohne Systemwechsel. So wird das DMS zum zentralen Ablage- und Nachweis-Hub.
Ihre Vorteile
- Ablegen und finden direkt im Fachsystem
- Keine Systemwechsel
- Zentraler Hub für alle Dokumente
SAP-integrierte Archivierung
Sie arbeiten mit SAP? Dokumente und Belege lassen sich direkt aus SAP heraus revisionssicher in metasonic® archivieren – über die zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle. Gemeinsam mit unserem SAP-Partner KPSC binden wir Ihr Archiv so an, dass SAP-Anwender Dokumente aus ihrer gewohnten Oberfläche ablegen und wiederfinden, während Metadaten zwischen SAP und Archiv synchron bleiben. So entsteht ein zentrales, GoBD-konformes Archiv ohne Systemwechsel – für SAP- und Non-SAP-Anwender gleichermaßen. Als SAP Silver Partner mit zertifizierter S/4HANA-Integration.
Ihre Vorteile
- Revisionssichere Archivierung direkt aus SAP (ArchiveLink)
- Ablegen und Wiederfinden ohne Systemwechsel
- Metadaten zwischen SAP und Archiv synchron
Wir beraten Sie gern!
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Cookie EinstellungenTypische Anwendungsfälle des DMS-Moduls
Endloses Suchen beenden
Ausgangssituation
Ein Dokument wird dringend gebraucht – aber liegt es im Netzlaufwerk, im Postfach oder noch im Papierordner? Die Suche kostet täglich Zeit und Nerven.
Lösung
metasonic® legt alle Dokumente zentral ab und macht sie per Volltext- und Metadatensuche in Sekunden auffindbar.
Ergebnis
- Finden statt Suchen
- Ein Ort für alle Dokumente
- Weniger Unterbrechungen im Alltag
Kollege im Urlaub
Ausgangssituation
Die zuständige Person ist nicht da – und niemand findet die relevanten Unterlagen, weil sie nur lokal oder im persönlichen Postfach liegen.
Lösung
Dokumente liegen zentral in strukturierten Akten mit klaren Rechten; Vertretungen greifen sofort auf das Nötige zu.
Ergebnis
- Wissen bleibt im Unternehmen
- Vertretung sofort auskunftsfähig
- Keine Insel-Ablagen mehr
Digitale Personal- oder Projektakte
Ausgangssituation
Unterlagen zu einem Mitarbeiter oder Projekt sind über Systeme und Ordner verstreut; ein vollständiger Überblick fehlt.
Lösung
metasonic® bündelt alle zugehörigen Dokumente in einer digitalen Akte – strukturiert, rechtssicher und nachvollziehbar.
Ergebnis
- Alle Unterlagen an einem Ort
- Klare Struktur je Vorgang
- Rechtssicherer Zugriff
Die Betriebsprüfung steht an
Ausgangssituation
Prüfer verlangen vollständige, unveränderte Belege und Nachweise mehrerer Jahre – das Zusammensuchen wird zur Zitterpartie.
Lösung
GoBD-konforme Archivierung mit lückenlosem Audit-Trail; jeder Beleg ist samt Historie sofort auffindbar.
Ergebnis
- Belege auf Knopfdruck
- Unveränderte, revisionssichere Ablage
- Entspannte Prüfung statt Suchaktion
Altarchiv oder Altsystem ablösen
Ausgangssituation
Ein veraltetes Archivsystem verursacht hohe Wartungskosten, während der laufende Betrieb ununterbrochen weitergehen muss.
Lösung
metasonic® übernimmt Bestände strukturiert und löst Altsysteme schrittweise ab – ohne Reibungsverluste im Tagesgeschäft.
Ergebnis
- Ein einheitliches Archiv
- Geringere Wartungskosten
- Migration ohne Betriebsunterbrechung
DSGVO-Auskunft & Löschpflicht
Ausgangssituation
Eine Auskunfts- oder Löschanfrage trifft ein – die betroffenen Dokumente über alle Ablagen hinweg zu finden, ist kaum leistbar.
Lösung
metasonic® findet alle relevanten Dokumente zentral und steuert Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch.
Ergebnis
- Betroffene Daten schnell gefunden
- Fristgerechtes, dokumentiertes Löschen
- DSGVO-Anfragen sicher beantwortet
Zugriffsrechte sauber steuern
Ausgangssituation
Auf offenen Netzlaufwerken sehen zu viele Personen zu viel; sensible Unterlagen sind nicht ausreichend geschützt.
Lösung
Ein rollenbasiertes Rechtekonzept steuert Zugriffe bis auf Dokumentebene; jeder Zugriff wird protokolliert.
Ergebnis
- Zugriff nur für Berechtigte
- Sensible Unterlagen geschützt
- Nachvollziehbare Protokolle
Papierarchiv digitalisieren
Ausgangssituation
Ganze Regale voller Ordner blockieren Fläche und erschweren den Zugriff – gebraucht wird ein Dokument oft trotzdem sofort.
Lösung
Papierbelege werden gescannt, per OCR durchsuchbar gemacht und revisionssicher archiviert.
Ergebnis
- Weniger Papier und Archivfläche
- Sofortiger digitaler Zugriff
- Revisionssichere Ablage
Ihr Anwendungsfall ist nicht dabei?
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Entdecken Sie, wie unsere Kunden mit metasonic® ihre Prozesse optimieren und echte Mehrwerte schaffen. Lassen Sie sich von praxisnahen Geschichten überzeugen.
Fünf Standorte, ein durchgängiger Rechnungsprozess
Vodafone GmbH
Branche
Telekommunikation | Großkonzern
Ausgangssituation
Durch Zukäufe eine zersplitterte Archivlandschaft aus vier Altsystemen, hohe Wartungskosten – bei laufendem Betrieb ohne Unterbrechung.
Lösung
Allgeier inovar ersetzte die Altsysteme schrittweise durch ein einheitliches Archivsystem („OneDMS“) ohne Reibungsverluste im Tagesgeschäft.
Ergebnis
- Rund eine Milliarde Dokumente einheitlich verfügbar
- Vier Fremdsysteme abgelöst
- Deutlich geringere Wartungskosten und bessere Performance
Das DMS-Modul ist die Basis der metasonic® Plattform
Ablage, Suche, Rechte und revisionssichere Archivierung bilden die Basis für alle weiteren Module. Ob E-Rechnung, Vertragsmanagement oder Qualitätsmanagement – jedes Dokument landet am Ende sicher im DMS. Sie starten mit dem Dokumentenmanagement und erweitern Ihre Plattform bei Bedarf Schritt für Schritt.
Das erwartet Sie im Beratungsgespräch
FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten zum DMS & Archivierungs-Modul der metasonic® Content- & Prozessplattform
Für welche Unternehmen eignet sich das DMS-Modul?
Mit welchen Systemen lässt sich das Modul integrieren?
Wie aufwendig ist die Einführung und wie lange dauert sie?
Kann das Modul auch ohne die anderen metasonic® Module genutzt werden?
Kann ich später weitere Module ergänzen?
Wie werden Dokumente geschützt und archiviert?
Wie unterstützt KI dieses Modul?
Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gern.
