Immer die gültige Version – auditbereit auf Knopfdruck.
Aus verstreuten Ablagen wird ein zentrales, durchsuchbares Archiv – jedes Dokument sicher abgelegt, wiederfindbar und GoBD-konform aufbewahrt.
- Immer die freigegebene, gültige Version im Zugriff
- Lesebestätigungen & lückenloser Audit-Trail
- ISO-9001-konforme Dokumentenlenkung
„Welche Version gilt eigentlich?“ – die teuerste Frage im Audit
Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Vorgabedokumente liegen auf Netzlaufwerken, in E-Mails und in Ordnern. Niemand weiß sicher, welche Fassung gerade gilt und ob alle Beteiligten sie gelesen haben. Änderungen laufen per Mail, Freigaben stocken, und im Zertifizierungsaudit wird jede Nachfrage zur Zitterpartie.
Gerade für Qualitätsmanagement, QA und Operations bedeutet das dauerhaftes Risiko – und mit jeder Norm und jedem Standort wächst der Aufwand. Ein Netzlaufwerk oder klassisches DMS reicht dafür nicht: Es braucht eine geführte Dokumentenlenkung mit Versionen, Freigaben und Nachweisen. Genau das leistet das QM-Modul von metasonic®. Aus verteilten Dokumenten wird eine gelenkte, jederzeit auditbereite Dokumentenwelt – mit klaren Verantwortlichen, aktuellen Fassungen und belastbaren Nachweisen.
Warum Unternehmen metasonic® Qualitätsmanagement einsetzen
- Immer gültig:
Nur freigegebene, aktuelle Dokumente sind im Zugriff. - Auditbereit:
Lückenloser Nachweis über Freigaben, Versionen und Kenntnisnahme. - Weniger Aufwand:
Geführte Freigabe- und Änderungsprozesse statt E-Mail-Runden. - Nachweisbare Kenntnisnahme:
Lesebestätigungen für relevante Dokumente. - Weniger Qualitäts- und Compliance-Risiko:
Klare Rollen, Fristen und Prüftermine.
Auditbereit in 14 Tagen. So lenken Sie Ihre QM-Dokumente
Zwischen zwei Audits schleichen sich veraltete Versionen, fehlende Freigaben und lückenhafte Nachweise ein. Unsere Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenlenkung in wenigen Schritten prüfungssicher aufstellen – von der Versionierung über Freigaben bis zu Lesebestätigungen – und typische Audit-Findings von vornherein vermeiden.
Das erwartet Sie im Leitfaden:
- Prüfpunkte zu Versionierung, Freigaben und Nachweisen
- Die häufigsten Audit-Findings in der Dokumentenlenkung
- Konkrete Schritte zu ISO-9001-konformen Prozessen
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Jede Funktion unterstützt einen konkreten Schritt der Dokumentenlenkung. Von der Erstellung über Freigabe und Verteilung bis zum Audit. Wählen Sie eine Funktion aus und sehen Sie, wie das Modul Qualitätsarbeit erleichtert.
Gelenkte Dokumente & zentrale Ablage
Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Spezifikationen und Formulare liegen zentral in einer gelenkten Struktur – nicht mehr verstreut auf Laufwerken und in Postfächern. Jedes Dokument hat einen definierten Status, Verantwortliche und einen Geltungsbereich. So arbeiten alle mit derselben, verbindlichen Dokumentenbasis, und die QM-Dokumentation ist jederzeit vollständig und geordnet.
Ihre Vorteile
- Eine verbindliche Dokumentenbasis
- Klare Struktur statt verstreuter Ablagen
- Vollständige QM-Dokumentation
Versionierung & Gültigkeitssteuerung
metasonic® unterscheidet automatisch zwischen Arbeitskopie und freigegebener Hauptversion. Nur die gültige Fassung ist im Zugriff, ältere Stände werden revisionssicher archiviert. Gültigkeits- und Ablaufdaten steuern, wann ein Dokument geprüft oder außer Kraft gesetzt wird. So ist immer eindeutig, welche Version gilt.
Ihre Vorteile
- Nur gültige Dokumente im Umlauf
- Automatische Gültigkeits- & Ablaufsteuerung
- Alte Stände revisionssicher archiviert
Freigabe-Workflows (Erstellen → Prüfen → Freigeben)
Dokumente durchlaufen definierte Lenkungs-Workflows mit den Rollen Autor, Prüfer und Freigeber – bei Bedarf im Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip. Fristen, Erinnerungen und Eskalationen halten den Prozess in Bewegung. Jeder Schritt wird dokumentiert, sodass Erstellung und Freigabe jederzeit nachvollziehbar sind.
Ihre Vorteile
- Klare Rollen: Autor, Prüfer, Freigeber
- Kein Freigabe-Stau mehr
- Nachvollziehbarer Freigabeprozess
Lesebestätigungen & Kenntnisnahme
Relevante Dokumente werden gezielt an die betroffenen Mitarbeitenden verteilt, die den Erhalt per Lesebestätigung quittieren. So weisen Sie nach, dass gültige Vorgaben bekannt sind – eine zentrale ISO-9001-Anforderung. Offene Kenntnisnahmen sind jederzeit sichtbar und können erinnert werden.
Ihre Vorteile
- Nachweisbare Kenntnisnahme
- Erfüllt ISO-9001-Anforderungen
- Offene Bestätigungen im Blick
Wiedervorlage & Prüftermine
Periodische Überprüfungen und Ablauftermine steuert metasonic® automatisch: Dokumente werden rechtzeitig zur Revision vorgelegt, Verantwortliche erinnert. So bleibt die Dokumentation aktuell, und kein Dokument läuft unbemerkt ab.
Ihre Vorteile
- Dokumente bleiben aktuell
- Keine abgelaufenen Vorgaben
- Automatische Erinnerungen
Rollen-, Rechte- & Zugriffssteuerung
Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert – Redakteure, Prüfer, Freigeber sowie Leser und Bestätiger. Jeder sieht und bearbeitet nur, was für seine Rolle vorgesehen ist. Sensible Vorgaben bleiben geschützt, jeder Zugriff wird protokolliert.
Ihre Vorteile
- Klare Zuständigkeiten je Rolle
- Schutz sensibler Vorgaben
- Protokollierter Zugriff
Audit-Trail & Auditvorbereitung
Jede Erstellung, Änderung, Freigabe und Kenntnisnahme wird lückenlos protokolliert. Für Audits lassen sich Nachweise, gültige Fassungen und Historien auf Knopfdruck bereitstellen. Reports zeigen Status, offene Punkte und Fälligkeiten – die Auditvorbereitung wird zur Routine.
Ihre Vorteile
- Lückenlose Nachweise
- Auditbereit auf Knopfdruck
- Status & Fälligkeiten im Report
Normbezug & Integration
QM-Dokumente lassen sich Prozessen, Normkapiteln (z. B. ISO 9001) und Standorten zuordnen. Über offene Schnittstellen bindet sich das Modul in Microsoft 365, ERP und weitere Systeme ein, sodass Dokumentenlenkung und Arbeitsalltag zusammenpassen.
Ihre Vorteile
- Klarer Bezug zu Norm und Prozess
- Zuordnung je Standort
- Integriert in M365 und ERP
SAP-integrierte Dokumentenlenkung
Sie arbeiten mit SAP? Gültige QM-Vorgaben – Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und Spezifikationen – lassen sich direkt mit SAP-Prozessen und Stammdaten (z. B. Material, Werk, Lieferant) verknüpfen. Gemeinsam mit unserem SAP-Partner KPSC binden wir die Dokumentenlenkung so an, dass SAP-Anwender die jeweils gültige Fassung direkt aus ihrer gewohnten Oberfläche aufrufen – während Versionierung, Freigaben und Nachweise im Hintergrund über metasonic® laufen und revisionssicher archiviert werden (ArchiveLink). Fachbereiche ohne SAP-Zugang arbeiten über die Webanwendung. Als SAP Silver Partner mit zertifizierter S/4HANA-Integration.
Ihre Vorteile
- Gültige Vorgaben direkt aus SAP aufrufbar
- Versionen, Freigaben und Nachweise ohne Medienbruch
- Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung angebunden (ArchiveLink)
Wir beraten Sie gern!
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Cookie EinstellungenTypische Anwendungsfälle des QM-Moduls
Das Zertifizierungsaudit steht an
Ausgangssituation
Der Auditor kündigt sich an. Gültige Fassungen, Freigaben und Nachweise mehrerer Jahre müssen lückenlos vorliegen – das Zusammensuchen bindet das ganze QM-Team.
Lösung
metasonic® stellt gültige Dokumente, Freigabehistorie und Lesebestätigungen auf Knopfdruck bereit.
Ergebnis
- Auditbereit ohne Sonderaktion
- Lückenlose Nachweise
- Weniger Findings
„Welche Version ist jetzt gültig?“
Ausgangssituation
Im Umlauf sind mehrere Fassungen einer Arbeitsanweisung; niemand weiß sicher, welche verbindlich ist, mit dem Risiko, dass nach veralteten Vorgaben gearbeitet wird.
Lösung
Nur die freigegebene Hauptversion ist im Zugriff; ältere Stände werden automatisch archiviert.
Ergebnis
- Immer die gültige Fassung
- Keine veralteten Vorgaben im Einsatz
- Klare Kennzeichnung des Status
Neue Arbeitsanweisung muss alle erreichen
Ausgangssituation
Eine geänderte Vorgabe muss bei allen betroffenen Mitarbeitenden ankommen – und es muss nachweisbar sein, dass sie gelesen wurde.
Lösung
metasonic® verteilt das Dokument gezielt und holt Lesebestätigungen ein; offene Kenntnisnahmen werden erinnert.
Ergebnis
- Nachweisbare Kenntnisnahme
- Gezielte Verteilung
- Offene Bestätigungen im Blick
Ein Dokument läuft unbemerkt ab
Ausgangssituation
Ein prüfpflichtiges Dokument hätte längst überarbeitet werden müssen, doch die Frist ist niemandem aufgefallen.
Lösung
Automatische Wiedervorlage legt Dokumente rechtzeitig zur Revision vor und erinnert die Verantwortlichen.
Ergebnis
- Keine abgelaufenen Dokumente
- Rechtzeitige Revision
- Automatische Erinnerungen
Onboarding neuer Mitarbeitender
Ausgangssituation
Neue Kolleginnen und Kollegen müssen schnell auf die für sie gültigen Arbeitsanweisungen zugreifen und deren Kenntnis bestätigen.
Lösung
Rollenbasierte Rechte geben genau die relevanten Dokumente frei; Kenntnisnahmen werden dokumentiert.
Ergebnis
- Schneller, sicherer Zugriff
- Nur relevante Dokumente
- Dokumentierte Einarbeitung
Änderung an einer Vorgabe
Ausgangssituation
Eine Spezifikation muss geändert werden; Prüfung und Freigabe laufen per E-Mail und ziehen sich über Wochen.
Lösung
Ein geführter Änderungs- und Freigabe-Workflow steuert Prüfung, Freigabe und Verteilung mit Fristen und Eskalation.
Ergebnis
- Schnellere Änderungen
- Nachvollziehbarer Freigabeweg
- Keine offenen Enden
Standortübergreifende Dokumentenlenkung
Ausgangssituation
Mehrere Werke oder Standorte sollen nach denselben Vorgaben arbeiten – Fassungen und Freigaben laufen jedoch auseinander.
Lösung
metasonic® lenkt Dokumente zentral und ordnet sie je Standort zu; alle arbeiten mit derselben gültigen Basis.
Ergebnis
- Einheitliche Vorgaben über alle Standorte
- Zuordnung je Standort
- Zentrale Kontrolle
Reklamation & CAPA nachweisen
Ausgangssituation
Nach einer Reklamation muss belegt werden, welche Vorgaben galten und wer sie kannte – die Rückverfolgung ist mühsam.
Lösung
Der lückenlose Audit-Trail zeigt gültige Fassungen, Freigaben und Kenntnisnahmen zum jeweiligen Zeitpunkt.
Ergebnis
- Lückenlose Rückverfolgung
- Belegte Vorgaben und Freigaben
- Belastbare Nachweise für Maßnahmen
Ihr Anwendungsfall ist nicht dabei?
Das QM-Modul ist Teil der metasonic® Plattform
Die gelenkten QM-Dokumente liegen auf derselben Basis wie DMS, E-Rechnung und Vertragsmanagement. So greifen Dokumentenlenkung, Archivierung und Prozesse ineinander – von der gültigen Vorgabe über die Freigabe bis zum revisionssicheren Nachweis. Sie starten mit dem Qualitätsmanagement und erweitern Ihre Plattform bei Bedarf Schritt für Schritt.
Das erwartet Sie im Beratungsgespräch
- 1. Analyse Ihrer Prozesse
- 2. Individuelle Live-Demo
- 3. Fragen zu Integration & Migration
- 4. Empfehlung der passenden Module
FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten zum QM-Modul
Wie unterstützt KI dieses Modul?
Wie werden Dokumente geschützt und archiviert?
Kann ich später weitere Module ergänzen?
Kann das Modul auch ohne die anderen metasonic® Module genutzt werden?
Wie aufwendig ist die Einführung und wie lange dauert sie?
Mit welchen Systemen lässt sich das Modul integrieren?
Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gern.
