CONTENT | PROZESSE | KI

metasonic®:
Die Content- &
Prozessplattform für den Mittelstand.

Q: Wie werden Dokumente revisionssicher archiviert?

metasonic® archiviert Dokumente GoBD-konform und unveränderbar. Aufbewahrungs- und Löschkonzepte steuern Fristen automatisch, ein lückenloser Audit-Trail protokolliert jede Änderung, Freigabe und Entscheidung. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann was bearbeitet hat – die Grundlage für belastbare interne und externe Prüfungen.

Lassen Sie Dokumente für Ihr Unternehmen arbeiten. metasonic® vernetzt Dokumente, Prozesse und KI auf einer zentralen Plattform.

Made & Hosted in Germany
GoBD- & DSGVO-konform
Nahtlose Integration in SAP, Microsoft & ERP

Live Demo anfragen

Plattform entdecken

Einführung Zielgruppen Beratung Module Kunden und Branchen

Ihre Dokumente arbeiten. Sie behalten die Kontrolle.

Rechnungen, Verträge, Qualitätsdokumente oder Personalakten steuern täglich geschäftskritische Prozesse. Diese sind immer verbunden mit Fristen und Freigaben inkl. Unterschrift und Nachweispflichten. Liegen die zugehörigen Informationen verteilt in Ordnern, E-Mails oder Excel-Listen, sucht jeder woanders, arbeitet mit veralteten Versionen, und niemand weiß sicher, wer zuletzt geprüft oder freigegeben hat. Das kostet Zeit, erzeugt Risiken und macht jede Prüfung zur Zitterpartie.

metasonic® bringt diese Prozesse unter Kontrolle. Vier sofort nutzbare Fachmodule – Rechnungsfreigabeprozess mit Berücksichtigung der E-Rechnungsformate, Vertragsmanagement mit Signatur, Qualitätsmanagement und DMS – verbinden Dokumente, Workflows und KI an einem Ort. Mit klaren Rollen, Fristen und lückenlosen Nachweisen. So stehen Informationen schneller zur Verfügung, Prozesse laufen durchgängig digital, und aus Pflichtaufgaben wie E-Rechnung, Vertragssteuerung oder Dokumentenlenkung werden saubere, prüfbare Standardabläufe – schnell eingeführt statt im Großprojekt.

Demo-Termin anfragen

Blaues Icon von Sprechblase und rotem Dreiecke, das auf die kundenorientierte Kommunikation und Zusammenarbeit bei Projekte und Lösungen von Allgeier inovar symbolisiert.

Warum Unternehmen metasonic® einsetzen

Ein System statt Insellösungen:
Alle dokumentenintensiven Prozesse laufen auf einer Plattform zusammen. Kein Datensilo, kein Medienbruch, keine Doppelpflege.
Durchgängige Prozessketten:
Die Module greifen ineinander, von der Rechnung über den Vertrag bis zur revisionssicheren Archivierung entsteht eine lückenlose Kette.
Wächst mit dem Unternehmen:
Mit einem Modul starten und jederzeit erweitern. Ohne Systemwechsel und ohne neues Projekt.
Ein Partner statt anonymer Baukasten:
Analyse, Einführung und Betrieb aus einer Hand – persönlich begleitet, nicht per Self-Service zusammengestellt.
Zukunftssicher:
Gesetzeskonformität und KI sind eingebaut und werden laufend an neue Vorgaben und Technologien angepasst.

Entdecken Sie metasonic®

Vier Standardmodule, eine Plattform: Rechnungsworkflow mit E-Rechnung, Vertragsmanagement mit Signatur, Qualitätsmanagement und DMS greifen nahtlos ineinander. Sie starten mit dem Modul, das Sie heute brauchen, und erweitern Schritt für Schritt –  von der Analyse bis zum Betrieb persönlich begleitet.

Gesetzeskonform im Standard

E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), GoBD, revisionssichere Archivierung und Löschkonzept sind eingebaut, nicht zugekauft.

Rollen, Fristen & Freigaben

Jeder Prozessschritt hat Verantwortliche, Status und Frist. Nichts geht verloren, nichts verfällt unbemerkt.

Lückenloser Audit-Trail

Wer hat wann was geprüft, freigegeben oder signiert? Jede Entscheidung bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Schnelle Integration

Nahtlose Anbindung an SAP, Microsoft 365 und ERP/CRM über offene Schnittstellen. metasonic® wird so zum zentralen Hub.

KI mit Kontrolle & Nachweis

Die KI liest, ordnet und macht Vorschläge. Aber Sie behalten Entscheidung, Quelle und Nachweis.

Betrieb nach Wahl

Cloud, Hybrid oder On-Premise, made & hosted in Germany, nach Ihren Sicherheitsanforderungen.

Eine Plattform für alle Fachbereiche

Jede Fachabteilung arbeitet mit Dokumenten, aber jede hat ihre eigenen Herausforderungen. metasonic® unterstützt sie mit einer gemeinsamen Plattform und passgenauen Lösungen.

Finance / Rechnungswesen – Rechnungen & Freigaben

Herausforderungen
Rechnungen treffen über viele Kanäle wie E-Mail, Papier oder Portale ein, Freigaben laufen per Mail, und die E-Rechnungspflicht erhöht den Druck zusätzlich. Das kostet Zeit, verschenkt Skonto und macht jede Betriebsprüfung aufwendig.

Mit metasonic®
Rechnungen werden zentral erfasst, KI-gestützt ausgelesen, digital geprüft und freigegeben, sauber ans ERP/FiBu übergeben und GoBD-konform archiviert – e-rechnungsfähig nach XRechnung und ZUGFeRD.

Ergebnis

Genutzte Skontofristen statt verpasster Rabatte
Saubere Buchungsübergabe ans ERP/FiBu
Prüfungssichere Ablage mit lückenlosem Nachweis

Relevante Module
E-Rechnung
DMS & Archivierung

Legal / Compliance / Einkauf – Verträge & Fristen

Herausforderungen
Verträge liegen verteilt in Ordnern, Shares und Postfächern, Kündigungsfristen werden übersehen und Freigaben laufen per Mail. Die Folge: automatische Verlängerungen, Vertragsstrafen und Unterschriften mit Medienbruch und unklarem Nachweis.

Mit metasonic®
Zentrale Vertragsakte mit Fristen- und Wiedervorlage-Erinnerungen, digitalen Freigabe-Workflows, Versionierung und rechtssicherer E-Signatur nach eIDAS – inklusive lückenlosem Audit-Trail.

Ergebnis

Keine verpassten Fristen und Verlängerungen
Rechtssicheres Signieren ohne Medienbruch
Klare Verantwortlichkeiten und belastbare Nachweise

Relevante Module
Vertragsmanagement + Signatur
DMS & Archivierung

IT / SAP – SAP-integrierte Prozesse

Herausforderungen
SAP-Anwender wollen dokumentenbasierte Prozesse nicht in einem Zweitsystem abwickeln. Jeder Systemwechsel erzeugt Medienbrüche, Doppelerfassung und Akzeptanzprobleme – und die E-Rechnungspflicht ab 2027 erhöht den Druck zusätzlich.

Mit metasonic®
Wir bieten SAP-integrierte Lösungsmodule – Rechnungsworkflow (Ein- und Ausgang) sowie Vertragsmanagement direkt in SAP. Formate wie PDF, ZUGFeRD und XRechnung werden automatisch erkannt, mit Ihren SAP-Stammdaten abgeglichen und ohne Medienbruch bis zur Buchung und revisionssicheren Archivierung verarbeitet. SAP-Anwender bleiben in ihrer gewohnten Oberfläche; Fachbereiche ohne SAP-Zugang binden Sie über eine Webanwendung in Freigaben ein.

Ergebnis

Kein Systemumbruch – alles in der führenden SAP-Oberfläche
Rechnungs- und Vertragsprozesse SAP-integriert (Purchase-to-Pay & Order-to-Cash)
Rechtssicher zur E-Rechnungspflicht 2027, GoBD-konform archiviert

Relevante Module

DMS & Archivierung
Vertragsmanagement + Signatur

Qualitätsmanagement
E-Rechnung / ERV

IT / ERP – Integration & Betrieb

Herausforderungen
Neue Insellösungen erhöhen Komplexität und Betriebsaufwand. Prozesse müssen sicher in SAP, Microsoft und ERP/FiBu eingebunden werden – ohne Medienbrüche, mit sauberen Rollen, Rechten und Protokollen.

Mit metasonic®
Eine integrierbare Plattform mit Anbindung an SAP, Microsoft 365 und ERP/CRM über OpenAPI, mit Rollen-/Rechtekonzept, Protokollierung und Betrieb wahlweise on-premise oder in der deutschen Cloud.

Ergebnis

Weniger Insellösungen, ein zentraler Hub
Sichere Integration ohne Medienbruch
Geringerer Betriebs- und Wartungsaufwand

Relevante Module

DMS & Archivierung
Vertragsmanagement + Signatur

Qualitätsmanagement
E-Rechnung / ERV

QM / Operations – Dokumente & Nachweise

Herausforderungen
Niemand weiß sicher, welche Version gilt oder ob Mitarbeitende sie gelesen haben. SOPs und Vorgabedokumente liegen verteilt, Änderungen stocken – jedes ISO-Audit wird zur Zitterpartie.

Mit metasonic®
Geführte Dokumentenlenkung mit Versionierung, Freigabe-Workflows, Lesebestätigungen und lückenlosem Audit-Trail – gültige Dokumente sind immer zentral verfügbar.

Ergebnis

Immer die gültige Version im Umlauf
Nachweisbare Kenntnisnahme
Auditbereit auf Knopfdruck (ISO 9001)

Relevante Module

Qualitätsmanagement
DMS & Archivierung

Geschäftsführung / kaufm. Leitung – Transparenz & Steuerung

Herausforderungen
Dokumentenintensive Pflichtprozesse binden Ressourcen und bergen Risiken – ohne Transparenz über Status und Verantwortlichkeiten. Große Plattformen wirken komplex, Baukästen erfordern teure Großprojekte.

Mit metasonic®
Aus Pflichtprozessen werden steuerbare Standards – 80/20 statt Großprojekt, in Wochen produktiv, persönlich begleitet von einem Partner auf Augenhöhe statt anonymem Self-Service.

Ergebnis

Weniger Risiko, mehr Transparenz
Schneller Return dank 80/20-Standard
Investitionssicherheit mit langfristigem Partner

Relevante Module

DMS & Archivierung
Vertragsmanagement + Signatur

Qualitätsmanagement
E-Rechnung / ERV

Wir beraten Sie gern!

Sie möchten einen unverbindlichen Demotermin vereinbaren, mehr zu unserem Produkt erfahren oder einfach mit uns in den Austausch gehen? Wir sind gerne für Sie da. Wählen Sie einfach den Kontaktweg, der Ihnen am besten passt.

It-Dienstleister Allgeier inovar GmbH Bildmarke in dunkelblau auf grauem Hintergrund.

Ihr direkter Draht zum Team metasonic®

Für Ihre Fragen und nächsten Schritte

E-Mail

Schreiben Sie uns eine E-Mail

Kontaktformular

Kontaktformular wird nicht angezeigt? Bitte Cookies akzeptieren.

Cookie Einstellungen

Vier Standardmodule. Eine gemeinsame Plattform.

Starten Sie mit der Lösung, die Sie heute benötigen, und erweitern Sie diese jederzeit um weitere Module.

DMS & Archivierung – Dokumentenmanagement

Dokumente zentral ablegen, durchsuchen und GoBD-/DSGVO-konform & revisionssicher archivieren.
Funktionen im Überblick

Zentrale, strukturunabhängige Ablage
Volltextsuche über alle Dokumente
Rollen- und Rechtekonzept
Revisionssichere Archivierung mit Lösch-/Aufbewahrungskonzept
Lückenloser Audit-Trail

Ihre Vorteile

Schluss mit langem Suchen dank Volltextsuche
Revisionssicher und GoBD-konform archiviert
Klare Zugriffe durch Rollen- und Rechtekonzept
Weniger Wildwuchs durch strukturierte Ablage
Volle Nachvollziehbarkeit über den Audit-Trail

Zum Dokumentenmanagement-Modul

E-Rechnung / ERV – Rechnung & Workflow

E-Rechnungen normgerecht empfangen, prüfen, freigeben und automatisiert an ERP oder Buchhaltung übergeben.
Funktionen im Überblick

Empfang von XRechnung & ZUGFeRD/EN 16931
KI-gestützte Erfassung & Plausibilisierung
Digitale Prüf- und Freigabe-Workflows
Automatische Übergabe an ERP/FiBu
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung

Ihre Vorteile

E-Rechnungspflicht sicher erfüllt
Weniger manuelle Erfassung und Prüfaufwand
Genutzte Skontofristen dank schneller Freigaben
Saubere ERP-/FiBu-Übergabe ohne Medienbruch
Betriebsprüfungssicher durch GoBD-Archivierung

Zum E-Rechnungs / ERV Modul

Vertragsmanagement inkl. digitaler Signatur

Verträge zentral steuern mit Fristen, Versionen, Freigaben und rechtssicherer digitaler Signatur.
Funktionen im Überblick

Zentrale Vertragsakte mit Status & Laufzeiten
Automatische Fristen- & Wiedervorlage-Erinnerungen
Digitale Freigabe-Workflows mit Audit-Trail
Integrierte E-Signatur ohne Medienbruch
Rollen- und Rechtekonzept

Ihre Vorteile

Keine verpassten Kündigungsfristen mehr
Rechtssicher signieren ohne Drucken und Scannen
Alle Verträge jederzeit auffindbar
Klare Zuständigkeiten und belastbare Nachweise
Weniger Risiko durch lückenlose Historie

Zum Vertragsmanagement-Modul

Qualitätsmanagement – Dokumentenlenkung

Gültige QM-Dokumente lenken, freigeben und jederzeit auditbereit nachweisen.
Funktionen im Überblick

Geführte Dokumentenlenkung mit Versionierung
Freigabe-Workflows & Lesebestätigungen
Lückenloser Audit-Trail
Automatische Gültigkeits- & Ablaufsteuerung
Rollenbasierte Zugriffsrechte

Ihre Vorteile

Immer die gültige Version im Umlauf
Auditbereit auf Knopfdruck (ISO 9001)
Nachweisbare Kenntnisnahme durch Lesebestätigungen
Schnellere Freigaben statt Change-Stau
Weniger Qualitäts- und Compliance-Risiko

Zum Qualitätsmanagement-Modul

Welches Modul passt zu Ihrem Unternehmen?

Wir beraten Sie persönlich und entwickeln gemeinsam die passende Lösung für Ihre Prozesse, ohne unnötige Komplexität.

Persönliche Beratung vereinbaren

Das sagen unsere Kunden

„Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung und der tatkräftigen Unterstützung von Allgeier inovar ist es uns gelungen, einen wichtigen Schritt des digitalen Wandels zu machen. Gerade die unterschiedlichen Standorte haben uns in Sachen Eingangsrechnungen oft ausgebremst – damit haben wir dank metasonic® keine Probleme mehr.“

Jacob Steinbrecher

Kaufmännischer Leiter der Steinbrecher Gruppe

Erfolgsgeschichten unserer Kunden

Erfahren Sie, wie Unternehmen mit metasonic® dokumentenbasierte Prozesse digitalisieren, gesetzliche Anforderungen erfüllen und Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten.

Vier Altsysteme raus, eine Milliarde Dokumente drin

Vodafone GmbH

Branche
Telekommunikation | Großkonzern

Ausgangssituation
Durch Zukäufe eine zersplitterte Archivlandschaft aus vier Altsystemen, hohe Wartungskosten – bei laufendem Betrieb ohne Unterbrechung.

Lösung
Allgeier inovar ersetzte die Altsysteme schrittweise durch ein einheitliches Archivsystem („OneDMS“) ohne Reibungsverluste im Tagesgeschäft.

Ergebnis

Rund eine Milliarde Dokumente einheitlich verfügbar
Vier Fremdsysteme abgelöst
Deutlich geringere Wartungskosten und bessere Performance
Wartungskosten –40 %

Zur Erfolgsgeschichte

Termin vereinbaren

Erfolgsgeschichte unseres metasonic® Kundens Vodafone GmbH.

FAQ: Ihre Fragen – unsere Antworten

Was genau ist metasonic®?

metasonic® bringt Ihre dokumentenbasierten Prozesse unter Kontrolle: Rechnungen, Verträge oder QM-Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern durch definierte Abläufe geführt – prüfen, freigeben, signieren, archivieren, mit klaren Rollen, Fristen und lückenlosem Audit-Trail. Technisch ist metasonic® eine Content- und Prozessplattform; entscheidend ist aber das Ergebnis: Prozesse laufen durchgängig digital, nachvollziehbar und gesetzeskonform. Sie starten mit einem von vier Fachmodulen und erweitern jederzeit.

Für welche Unternehmen eignet sich metasonic®?

metasonic® richtet sich an dokumentenintensive mittelständische Organisationen mit Nachweis-, Freigabe- und Integrationsdruck – typischerweise 50 bis 500 Mitarbeitende. Einen Branchenfokus gibt es bewusst nicht: Überall dort, wo Rechnungen, Verträge oder Qualitätsdokumente geprüft, freigegeben und revisionssicher aufbewahrt werden müssen, entfaltet die Plattform ihren Nutzen. Besonders relevant ist sie bei hohem Dokumenten-, Vertrags- oder Rechnungsvolumen sowie bei Audit- und Compliance-Anforderungen.

Kann ich mit nur einem Modul starten?

Ja. Sie starten mit der Lösung, die Sie heute am dringendsten benötigen – etwa E-Rechnung oder Vertragsmanagement – und erweitern die Plattform jederzeit um weitere Module. Da alle vier Module auf einer gemeinsamen Basis laufen, entsteht beim Ausbau kein Systemwechsel und kein neues Projekt. So bleibt der Einstieg schlank und die Plattform wächst mit Ihren Anforderungen.

Welche Module lassen sich kombinieren?

Alle vier Standardmodule – E-Rechnung/ERV, Vertragsmanagement mit Signatur, Qualitätsmanagement und DMS & Archivierung – arbeiten integriert zusammen. So entstehen durchgängige Prozessketten: Eine Rechnung wird erfasst, geprüft, freigegeben und revisionssicher archiviert; ein Vertrag durchläuft Fristen, Freigaben und Signatur bis ins Archiv. Sie kombinieren die Module frei nach Bedarf, ohne Datensilos oder Medienbrüche.

Kann metasonic® in bestehende Systeme wie ERP oder CRM integriert werden?

Ja, metasonic® verfügt über umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, z. B. über offene APIs, um bestehende Systeme wie ERP- oder CRM-Software – etwa SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central – nahtlos anzubinden. Damit wird metasonic® zum zentralen Hub für Ihre Daten und Prozesse und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und effiziente Workflows über Systemgrenzen hinweg.

Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert sie?

Dank vier vorkonfigurierter Standardmodule (80/20-Prinzip) geht es schnell: Die Standardmodule sind innerhalb von rund zwei Tagen einsatzbereit, und Sie sind in Wochen produktiv statt in Quartalen. Wir starten mit einer kurzen Analyse Ihrer Prozesse, richten das passende Modul ein und begleiten Sie persönlich von der Konfiguration bis zum Betrieb. Statt eines Großprojekts erhalten Sie einen klar strukturierten Einstieg – erweiterbar, sobald weitere Anforderungen entstehen.

Ist die metasonic®-Lösung sicher und DSGVO-konform?

Ja. Datensicherheit und DSGVO-Konformität sind zentrale Elemente von metasonic®. Alle Dokumente und Prozesse werden nach hohen Datenschutzstandards verwaltet. Rollenbasierte Zugriffsrechte und Protokollierung stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf vertrauliche Daten zugreifen. Verschlüsselte Übertragungen und moderne Sicherheitsfunktionen schützen Ihre Informationen zusätzlich. Betrieb ist wahlweise on-premise oder in der deutschen Cloud möglich – Made & Hosted in Germany.

Wie werden Dokumente revisionssicher archiviert?

Welche KI-Funktionen bietet metasonic® – und wie sicher sind sie?

metasonic® setzt KI dort ein, wo sie konkreten Nutzen stiftet: bei der Extraktion und Klassifikation von Dokumentdaten, der Suche und der Zusammenfassung sowie bei Prüfhinweisen. Entscheidend ist das Prinzip „KI under control“: Jeder KI-Schritt ist nachvollziehbar, absicherbar und dokumentiert und bleibt in Rollen, Freigaben und Nachweise eingebettet. So profitieren Sie von Automatisierung, ohne die Kontrolle über Ihre Prozesse abzugeben.