OneDMS – Kernfusion im Archiv bei Vodafone.
Wie Vodafone mit Allgeier inovar ein Archivsystem implementiert hat und somit das bisherige Altsystem ohne Reibungsverluste ersetzt und eine Milliarde Dokumente effektiv bereitstellt.
Ein Archivsystem zur effektiven Bereitstellung von Milliarden Dokumenten
Die Vodafone GmbH ist eines dieser erfolgreichen, wachsenden Unternehmen. Mit über 16.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von zuletzt gut 10 Mrd. Euro spielt der Konzern im Oberhaus der deutschen Wirtschaft mit. Auch das Branchenumfeld ist attraktiv: Vodafone bietet mobiles bzw. stationäres Internet und Telefonie an, dazu Kabel-TV und IPTV. Der Konzern ist seit zwanzig Jahren fest am Markt etabliert und unter anderem der größte Mobilfunkanbieter in Deutschland.
Diese Wachstumsgeschichte entstand unter anderem durch eine kluge Beteiligungsstrategie. So hat Vodafone über viele Jahre hinweg Anteile an anderen Unternehmen akquiriert bzw. diese teilweise letztlich aufgekauft. Ein Nebeneffekt dieser Strategie war, dass man sich so ein völlig diverses Dokumenten-Management ins Haus holte: Jede Einheit – einst eigenständig – arbeitete mit ihrem althergebrachten System. Nach außen hin aber will der gesamte Konzern gegenüber Kunden, Kooperationspartnern und anderen Stakeholdern mit einer Stimme sprechen. Und nach innen – vielleicht noch wichtiger – soll kohärent kommuniziert und eine effiziente Struktur bereitgestellt werden.
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Cookie EinstellungenÜber eine Milliarde Dokumente
Die Integration neuer Unternehmensteile ist komplex. Sie gelingt nur in mehreren Stufen und nicht einfach sprunghaft und über Nacht. In dieser Transfersituation von einer Puzzleteil-Holding hin zu einem integrierten Konzern befand sich das Unternehmen, als vor einigen Jahren die ersten Gespräche zwischen der Vodafone GmbH und Allgeier inovar über ein einheitliches Archivsystem begannen, das für rund eine Milliarde Dokumente reibungslos funktionieren sollte.
Ziel war es, über mehrere vormals akquirierten und integrierten Unternehmensteile hinweg mit Dokumenten gleich umzugehen. Dabei sollten im Wesentlichen vier Fremdsysteme ersetzt werden: das vom Hersteller nicht mehr weiter entwickelte EOS sowie die IBM-Produkte FileNet, Content Manager und Content Manager On Demand. Als fünftes Archivsystem verwendete Kabel Deutschland – 2015 von Vodafone übernommen – bereits die Allgeier inovar -Lösung scanview®. Und so kamen die Entscheider nach einem internen Evaluationsprozess auf Allgeier inovar mit der Bitte zu, ein übergreifendes System zu entwickeln.
Tägliche Arbeit weiter gewährleisten
Dabei gab es einige zentrale Rahmenbedingungen. Beispielsweise war die Kosten-Nutzen-Relation für Vodafone seit langem schon nicht mehr akzeptabel. Zudem lagen speziell die Wartungskosten der bisherigen Systeme in der Summe viel zu hoch. Vor allem aber sollte gewährleistet werden, dass trotz einer Umstellung der Archivsysteme im Hintergrund die Mitarbeiter in der täglichen Arbeit weiter so verfahren konnten wie gewohnt. Speziell in den Vodafone-Call-Centern, wo in direktem Kundenkontakt ständig eine Vielzahl von Dokumenten gleichzeitig aufgerufen, bearbeitet und archiviert werden, sollte reibungslos weitergearbeitet werden können.
Der zu erwartende Projektaufwand war komplex. Und so startete Allgeier inovar mit einer Studie und einem Prototypen, um zu klären, wie die technische Lösung aussehen könnte. Dank eines intensiven Austauschs gelang es, diese Phase erfolgreich zu gestalten und im Anschluss ein Solution-Design und einen Implementierungs-Plan für das Gesamtsystem zu entwickeln, der bei voller Weiternutzung der Systeme einen schrittweisen Umbau erlaubte. Vorgesehen war, die einzelnen Schnittstellen zu den Altsystemen sukzessive hinzuzuschalten und so ein sanftes Ramp-up zu gewährleisten.
Moderne Benutzeroberfläche und starke Performance
Dabei wurden natürlich auch technische Verbesserungen vorgenommen, u.a. ein moderner Client verbaut, und – was durchaus eine ganz eigene Herausforderung darstellte – noch Performance-Gewinne erzielt, speziell hinsichtlich der Zugriffsgeschwindigkeit auf die Dokumente. Vor allem aber sollte sichergestellt werden, dass Reibungsverluste vermieden werden und die Mitarbeiter im as-is-Modus weiterarbeiten können, dass sie also abgesehen von einer moderneren Benutzeroberfläche und einigen zusätzlichen Funktionen von den dahinterliegenden Veränderungen vollkommen unbeeinflusst bleiben.
Entwicklung individueller Schnittstellen
Dabei war der Bau einer individuellen Schnittstelle für ein jedes der bisherigen Archivsysteme die größte technische wie auch finanzielle Herausforderung des Projekts. Allgeier inovar setzt die metasonic® Call Produktlinie ein und kann nun, im Verlauf von mehreren Jahren gemeinsamer Arbeit mit Vodafone sagen, dass dieses umfangreiche Projekt exzellent durch die jeweiligen Phasen läuft. Spätestens im Mai 2020 ist mit einem Abschluss zu rechnen. Dann werden rund eine Milliarde Dokumente mittels der Allgeier-Lösung dauerhaft zur Verfügung stehen – kostensparender, bedienerfreundlicher, einheitlich und mit weit günstigeren Wartungsaufwendungen.
DSGVO-Richtlinien
Und die Herausforderungen im Dokumentenmanagement werden nicht kleiner: Gerade erst wurde von offizieller Seite die Kontrolle der DSGVO-Richtlinien intensiviert. Einige Firmen hatten bereits zweistellige Millionenbeträge an Strafzahlungen zu leisten; unter anderem waren direkte Konkurrenten der Vodafone GmbH betroffen. Gerade die Archivierung von Sprachdateien, die vertragliche Zustimmungen, also juristisch relevante Inhalte, enthalten, stellt spezielle Anforderungen. Auch gibt es bei Vodafone wie bei vielen anderen Konzernen noch weitere Alt-Archivsysteme innerhalb der Firma. Hinzu kommen international divergierende Standards und weitere mögliche Firmenzukäufe, so dass das Thema Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiterhin einen festen Platz auf der Agenda haben wird. Entsprechend hat es sich das Vodafone-Management auch zu eigen gemacht und der Allgeier-Lösung einen internen Namen gegeben, der die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft erhöhen soll: OneDMS. Ein Name, der Programm ist.
