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Ab Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland nicht nur für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern, sondern auch im B2B-Bereich (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen) verbindlich. Wir erklären, was E-Rechnungen sind, welche gesetzlichen Grundlagen es gibt, welche Formate zulässig sind und wie Unternehmen sich optimal auf diese Umstellung vorbereiten können.
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die in einem strukturierten Format vorliegt und damit vollständig maschinenlesbar ist. Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Inhalte und Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Im Gegensatz zu Papierrechnungen werden jedoch die Rechnungsdaten digital übermittelt, automatisch empfangen und weiterverarbeitet. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess – von der Erstellung der Rechnung bis hin zur Bezahlung – vollständig digital abläuft.
Internationale und nationale Gesetze bilden die Grundlage für die E-Rechnungspflicht. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt Standards für die elektronische Rechnungsstellung fest, die in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung und das Umsatzsteuergesetz (UStG) umgesetzt werden. Elektronische Rechnungen müssen digital erstellt und versendet werden, um als solche zu gelten. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) regeln die Archivierung. Nur bei gesetzeskonformer Umstellung können Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung nutzen.
Für E-Rechnungen sind in Deutschland folgende Formate zulässig:
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
Digitale Rechnungen reduzieren den Papierverbrauch und automatisieren Prozesse, was zu Einsparungen bei Material-, Versand- und Bearbeitungskosten führt.
Durch die automatisierte Verarbeitung können Rechnungen schneller bearbeitet und Zahlungen zügiger abgewickelt werden, was die Liquidität des Unternehmens verbessert.
Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine höhere Genauigkeit in der Buchhaltung.
E-Rechnungen tragen zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei, indem sie den Papierverbrauch reduzieren.
Durch die strukturierten Formate und gesetzlich vorgeschriebene Archivierung wird eine hohe Rechtssicherheit gewährleistet.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsstellung können interne Abläufe effizienter gestaltet werden.
Frühzeitige Planung und Analyse: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse und planen Sie notwendige Anpassungen.
Technische Implementierung: Integrieren Sie Softwarelösungen, die E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, nahtlos in Ihre IT-Systeme.
Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und Technologien, um Fehler zu minimieren.
Rechtliche Absicherung: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht ignorieren, kann das zu einigen unangenehmen Folgen führen. Rechnungen, die nicht im richtigen Format vorliegen, werden oft abgelehnt, was Zahlungsverzögerungen und zusätzliche Kosten mit sich bringt. Dazu kommt das Risiko, den Vorsteuerabzug zu verlieren, wenn die Rechnungen nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Es drohen zudem rechtliche Konsequenzen und Bußgelder. Langfristig bedeutet das auch einen Wettbewerbsnachteil, weil die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung – wie Effizienz und Kosteneinsparungen – nicht genutzt werden. Schließlich könnten Unternehmen vermehrt in den Fokus von Steuerprüfungen geraten, was weiteren Ärger und Aufwand bedeutet.
Die Umstellung auf E-Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Mit Allgeier inovar haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen eine benutzerfreundliche und sichere E-Rechnungssoftware bietet. Unsere Lösungen zeichnen sich durch hohe Sicherheitsstandards aus und lassen sich umfassend in bestehende IT-Landschaften integrieren. So stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch alle Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen kann.
Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess – von der ersten Beratung über die Implementierung bis hin zur laufenden Betreuung. Mit Allgeier inovar an Ihrer Seite gestalten Sie den Übergang zur E-Rechnung schnell und ganzheitlich – und bereiten Sie sich optimal auf die Zukunft vor.
Die Zeit drängt. Handeln Sie jetzt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig erfüllt und potenzielle Strafen oder Verzögerungen vermeidet. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte, hochintegrierte und automatisierte E-Rechnungslösungen, die perfekt auf die Bedürfnisse mittelständischer und großer Unternehmen abgestimmt sind.
