E-Rechnungen einfach erklärt.

Ab Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland nicht nur für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern, sondern auch im B2B-Bereich (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen) verbindlich. Wir erklären, was E-Rechnungen sind, welche gesetzlichen Grundlagen es gibt, welche Formate zulässig sind und wie Unternehmen sich optimal auf diese Umstellung vorbereiten können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die in einem strukturierten Format vorliegt und damit vollständig maschinenlesbar ist. Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Inhalte und Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Im Gegensatz zu Papierrechnungen werden jedoch die Rechnungsdaten digital übermittelt, automatisch empfangen und weiterverarbeitet. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess – von der Erstellung der Rechnung bis hin zur Bezahlung – vollständig digital abläuft.

Gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht

Internationale und nationale Gesetze bilden die Grundlage für die E-Rechnungspflicht. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt Standards für die elektronische Rechnungsstellung fest, die in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung und das Umsatzsteuergesetz (UStG) umgesetzt werden. Elektronische Rechnungen müssen digital erstellt und versendet werden, um als solche zu gelten. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) regeln die Archivierung. Nur bei gesetzeskonformer Umstellung können Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung nutzen.

Zeitlicher Ablauf der E-Rechnungspflicht

Zulässige Formate für E-Rechnungen

Für E-Rechnungen sind in Deutschland folgende Formate zulässig:

• XRechnung: Das bevorzugte Format für die E-Rechnung im öffentlichen Sektor. Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht eine nahtlose Integration in die Systeme der öffentlichen Verwaltung.
• ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das XML-Daten mit einer PDF-Datei kombiniert. ZUGFeRD ist besonders benutzerfreundlich und wird häufig im B2B-Bereich verwendet, da es Flexibilität und technische Effizienz bietet.

Wie sollten sich Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?

Frühzeitige Planung und Analyse: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse und planen Sie notwendige Anpassungen.

Technische Implementierung: Integrieren Sie Softwarelösungen, die E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, nahtlos in Ihre IT-Systeme.

Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und Technologien, um Fehler zu minimieren.

Rechtliche Absicherung: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was passiert, wenn Unternehmen die Pflicht ignorieren?

Wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht ignorieren, kann das zu einigen unangenehmen Folgen führen. Rechnungen, die nicht im richtigen Format vorliegen, werden oft abgelehnt, was Zahlungsverzögerungen und zusätzliche Kosten mit sich bringt. Dazu kommt das Risiko, den Vorsteuerabzug zu verlieren, wenn die Rechnungen nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Es drohen zudem rechtliche Konsequenzen und Bußgelder. Langfristig bedeutet das auch einen Wettbewerbsnachteil, weil die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung – wie Effizienz und Kosteneinsparungen – nicht genutzt werden. Schließlich könnten Unternehmen vermehrt in den Fokus von Steuerprüfungen geraten, was weiteren Ärger und Aufwand bedeutet.

Allgeier Inovar: Ihr Partner für die Einführung und Umsetzung der E-Rechnung

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