Digitale Unterschrift für Unternehmen | Die Vorteile.
Schluss mit Ausdrucken, Stempeln und Signieren, um Dokumente dann wieder zu scannen und als Mail-Anhang zu verschicken.
Die digitale Unterschrift bietet Unternehmen eine moderne Lösung, um Verträge schnell, sicher und kostengünstig zu signieren. Ein Überblick mit den wichtigsten Vorteilen und rechtlichen Rahmenbedingungen. In folgendem Blog-Artikel gehen wir detailliert auf die Vorteile der E-Unterschrift ein und erläutern die Rechtsgültigkeit sowie die Bedeutung der qualifizierten elektronischen Signatur.
Vorteile
1. Zeitersparnis und Effizienz
Digitale Unterschriften ermöglichen es, Dokumente in Echtzeit zu unterschreiben und weiterzuleiten. Dadurch beschleunigen sich Geschäftsprozesse erheblich. Unternehmen können Verträge sofort nach Erstellung unterzeichnen und weiterleiten, ohne auf den Postweg oder persönliche Treffen angewiesen zu sein. Dies verkürzt den Vorgangs- und Verkaufszyklus und steigert die Produktivität, da Genehmigungsprozesse beschleunigt werden.
2. Kosteneinsparungen
Mit dem Einsatz einer digitalen Unterschriften verschwindet die Notwendigkeit für Papier, Drucker, Porto und physischen Speicherplatz. Das spart Material- und Versandkosten sowie führt zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen. Unternehmen können somit ihre Betriebskosten deutlich senken. Außerdem entfält die physische Archivierung von Dokumenten oder Kopien, was Lagerraum überflüssig macht.
3. Sicherheit und Integrität
Digitale Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit durch Verschlüsselungstechnologien und Authentifizierungsverfahren. Sie stellen sicher, dass die unterzeichneten Dokumente nicht manipuliert werden können und der Unterzeichner eindeutig identifizierbar ist. Diese Mechanismen verhindern unbefugten Zugriff und Manipulation, während die Nachverfolgbarkeit der digitalen Signatur die Überprüfung erleichtert.
4. Umweltfreundlichkeit
Die Nutzung digitaler Unterschriften trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und hilft Unternehmen, ihre Umweltziele zu erreichen und eine positive Ökobilanz zu erreichen. Weniger Papier bedeutet weniger Abfall und eine geringere Umweltbelastung. Unternehmen können somit ihre Nachhaltigkeitsziele besser erreichen und ein positives Umweltbewusstsein fördern.
5. Zugänglichkeit und Flexibilität
Digitale Unterschriften ermöglichen es, Dokumente von überall und zu jeder Zeit zu unterschreiben. Dies ist insbesondere in einer globalisierten und mobilen Geschäftswelt von Vorteil Mitarbeitende können unabhängig von ihrem Standort arbeiten und Dokumente signieren. Dies unterstützt flexible Arbeitsmodelle und ermöglicht eine größere Mobilität und Flexibilität.
Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften
Die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften variiert je nach Land und Art der Signatur. In der Europäischen Union – und damit auch iin Deutschland – regelt die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) die Nutzung digitaler Signaturen und teilt sie in drei Kategorien ein:
1. Einfache elektronische Signatur
Diese Art der Signatur umfasst alle elektronischen Daten, die mit einer anderen elektronischen Datei verknüpft sind und der Identifizierung des Unterzeichners dienen. Einfache elektronische Signaturen bieten ein Maß an Sicherheit und Rechtsgültigkeit, die für B2B und B2C-Geschäftsbeziehungen, z.B. für Kaufverträge und alles, was damit zusammenhängt, ausreicht.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und ermöglicht dessen Identifizierung. Sie wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hält, und ist mit den unterzeichneten Daten so verknüpft, dass jede nachträgliche Veränderung erkennbar ist.
3. Qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste und rechtlich bindendste Form der digitalen Unterschrift. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgestellt wird. In der EU hat eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Diese ist insbesondere im Miet-, Arbeits- oder Steuerrecht erforderlich.
Zusammenfassung
Die Einführung digitaler Unterschriften bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Sie sparen Zeit und Kosten, erhöhen die Sicherheit und Flexibilität und leisten einen Beitrag zum Umweltschutz. Die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen, insbesondere der qualifizierten elektronischen Signatur, bietet zudem die notwendige rechtliche Sicherheit für Geschäftsprozesse. Unternehmen, die auf digitale Unterschriften umsteigen, können ihre Effizienz steigern, ihre Prozesse optimieren und sich besser auf die Herausforderungen der digitalen Transformation vorbereiten.
