Clever managen – Dokumente im Maschinen- & Anlagenbau
Mitarbeitende verbringen 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dokumenten? Nicht mit der Digitalen Projektakte: Damit behalten Sie alle Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus im Blick. Kategorisiert nach der zentralen Ident-Nummer wird das Finden zur einfachen Übung.
Die Projekteakte für den Maschinen- und Anlagenbau
Die Lebenszyklen im Maschinen- und Anlagenbau sind lang. Entsprechend viele Unterlagen fallen an: kaufmännische Dokumente, technische Zeichnungen, Testingprotokolle, Komponentenlisten und Wartungsverträge – um nur einige zu nennen. Häufig entstehen sie in ganz unterschiedlichen Software-Systemen. Oder extern. Oder auf Papier.
Dabei fällt es schwer, den Überblick und schnellen Zugriff zu bewahren – und auskunftsfähig zu sein. Das stört die Abläufe und kostet Zeit und Nerven. Schlussendlich Margen und möglicherweise Mitarbeitende.
Die metasonic® Projektakte schafft eine zentrale Zugriffstelle für alle projektrelevanten Unterlagen. Über den kompletten Lebenszyklus hinweg. Digital und zentral, kategorisiert nach der übergeordneten Ident- bzw. Serialnummer. Mit Absprung in die führenden Systeme und Versionierung. Intelligente Workflows erlauben rollenbasierte Einblicke und stellen sicher, dass der dritte Schritt nicht vor dem ersten erfolgt.
Herausforderung Dokumentenmanagement:
- Lange Lebenszyklen von Maschinen & Anlagen
Die Fülle der Dokumente über die jahre- oder jahrzehntelange Lebensdauer ist enorm. - Vielfalt der Dokumentenarten
Sie entstehen und liegen im ERP, im CRM, im CAD oder auf verschiedenen Laufwerken. - Digitalisierung von Dokumenten
Papier ist noch nicht ausgestorben und gehört beim Blick in viele Büros noch zum Standard.
- Digitalisierung von Workflows
Die Prozesse in den Unternehmen sind häufig von Medienbrüchen gekennzeichnet. - Mitarbeiter befähigen und motivieren
Fehlerbehaftete Abläufe führen zu Fluktuation und erschweren die Gewinnung von Top-Kräften.
Die Projektakte – Funktionen & Vorteile
Die Digitale Projektakte macht das Suchen, vor allem das Finden einfach:
- Digitale & zentrale Ablage mit Zugriff für alle
Standortunabhängiges Arbeiten mit rollenbasierten Zugriffsrechten. - Stoppt Redundanzen & Doppelversionierung
Single Point of Truth durch Verbleib in zentralen Systemen. - Schnelle Wege zum Original
Die Projektakte ermöglicht einen direkten Absprung in die führenden Systeme. - Branchenspezifische Organisation
Klassifiziert nach branchenspefischen Anforderungen, z.B. Ident- bzw. Serialnummer. - Universalschnittstelle
API für optimale Eingliederung in Ihre Systemlandschaft.
Ich freue mich auf Ihre Anfrage!
Ihre Fragen – unsere Antworten
Eine digitale Projektakte führt alle Dokumente „virtuell“ zusammen, unabhängig in welchem System sie originär geführt werden. Zum Beispiel Verträge, Komponentenlisten, Zeichnungen, kaufmännische Belege. So lassen sich alle Unterlagen innerhalb eines übergeordneten Ordners schnell und einfach finden.
Nein, das Gegenteil ist der Fall. Die Projektakte verhindert Doppelungen oder Mehrfach-Ablagen. Sie führt nur virtuell die Unterlagen zusammen. Die Dokumente bleiben im führenden System, z.B. ERP, CRM, CAD… Sollten Einblicke oder Bearbeitung notwendig sein, erfolgt der Absprung aus der Ansicht in der Projektakte in das führende System. So bleibt es bei einer einheitlichen und zentralen Versionierung und Datenlage.
Die Projektakte ist mit einer Universalschnittstelle ausgestattet. Damit lassen sich alle gängigen Systeme problemlos integrieren. Lassen Sie uns Ihre Systemlandschaft sowie Dokumentenquellen und Archive anschauen.
Es empfiehlt sich, die Projekteakte analog zu anderen Strukturen aufzubauen. Häufig ist die Projektakte auch ein Anlass, Ablagestrukturen und Klassifizierungen neu zu denken. Wir empfehlen für den Maschinen- und Anlagebau, die Projektakte nach Ident- bzw. Serialnummern zu organisieren. Und zwar über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Innerhalb der Akte sind die Strukturen frei wählbar. Gerne können Sie sich auch an unseren Best Practices orientieren.
Genervt von der Dokumentenflut – im Maschinenbau?
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