Thomas, Du beschäftigst Dich seit vielen Jahren mit der Windenergie-Branche. Wo siehst Du die aktuellen Herausforderungen?

Thomas: Fakt ist, dass viele Unternehmen noch viel zu wenig Zugriff auf Windenergie haben. Der Anteil im Energiemix ist noch zu gering. Unsere Studie hat allerdings klar gezeigt, dass sich die Befragten beim Bau von Windkraftanlagen mehr Engagement wünschen. Dabei sehen sie die Verantwortung breit gestreut: bei der Politik und den verschiedenen regionalen Gremien, bei den Energieversorgern und Windparkbetreibern selbst. Zugkraft erkennen sie selbst in bürgerschaftlichem Engagement.

Auch bei Allgeier inovar sehen wir uns in der Verantwortung: Mit AURELO, unserer All-in-One-Software für Planung und Betriebsführung, wollen wir dazu beitragen, dass Unternehmen einfach ins Tun kommen und sich der Anteil der Windenergie im Energiemix vergrößern kann.

Wo siehst Du als Allgeier inovar Hebel, um den Ausbau alternativer Energien zu beschleunigen?

Thomas: Wenn Angebot und Möglichkeiten knapp sind, ist es umso wichtiger, Ressourcen effizient zu nutzen und Prozesse klug aufzusetzen. Und hier können wir als Allgeier inovar unterstützen: mit der Digitalisierung und vor allem der ganzheitlichen Betrachtung von Prozessen. Unsere Erfahrung zeigt, dass dadurch deutlich mehr Wachstum möglich ist und in einem vergleichbaren Zeitraum bis zum Zwanzigfachen an Projekten gemanagt werden kann.

Die Befragung bestätigt, dass ein digitales Konzept über den gesamten Prozess als Schlüsselrolle verstanden wird. Es besteht zudem die Einschätzung, dass die Branche dabei bereits auf einem guten Weg ist. Wir bei Allgeier inovar sind froh, mit einer Branchenlösung AURELO Energiepark Manager einen Beitrag leisten zu können.

Was steckt alles in der Software-Lösung AURELO Energiepark Manager?

Thomas: Der AEM vollzieht und unterstützt den kompletten Prozess: von der Projektierung mit den verschiedenen vertraglichen und rechtlichen Komponenten, über den Bau bis hin zu Betrieb und Wartung. Darin stecken jeweils sehr komplexe Anforderung, die wir mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Branche sehr gut verstehen und abbilden können. Mit der kaufmännischen Betriebsführung haben wir uns inzwischen auch ein Alleinstellungsmerkmal erarbeitet. Denn die All-in-One-Lösung über den gesamten Projektzyklus bietet den Betreibern einen echten Mehrwert und Effizienzgewinn. Unternehmen wie WestfalenWind, WPD, Alterric oder Agroewa setzen schon viele Jahre auf uns.

Was macht die digitale Abbildung der Prozesse denn so komplex?

Thomas: Zunächst muss ein Verständnis für die verschiedenen Prozessschritte vorliegen. Wir unterscheiden dabei vier Phasen. Zunächst die Planung und Entwicklung. Da geht es zunächst auch um geografische Daten der Flächen und Gegebenheiten, die wir in einem Projektmodul sammeln. Auch Vorverträge und Rechnungen finden Eingang in eine zentrale digitale Projektakte. Der tatsächliche Bau ist die zweite Phase. Hier steht die Unterstützung des Projekt- und Einkaufsmanagements im Fokus.

Es folgt die Betriebsführung mit der kaufmännischen Verwaltung wie die Abrechnung von Pacht, Stromerlösen und Beteiligungen, Controlling und Cashflow-Analysen sowie die revisionssichere Dokumentation und Archivierung. Austausch und Kommunikation organisieren wir zum Beispiel über unser Betreiberportal. Auf technischer Seite sind Wartung und Service mit dem Ersatzteil- und Ressourcenmanagement das große Thema. All das behalten wir über unsere Digitale Projektakte im Blick.

Was dürfen die Projektentwickler und Betriebsführer denn von uns und unserer Software-Lösung erwarten?

Thomas: Unser Ziel und Anspruch ist zum einen, die Unternehmen beim Aufsetzen der Prozesse an die Hand zu nehmen. Zum anderen denken wir in die Zukunft und wollen mit unserer Lösung immer einen Schritt voraus sein. So umfasst unser Angebot nicht nur das Branchen-ERP AEM auf Microsoft-Basis, sondern auch eine Service-Lösung für die Techniker. Mit dieser Service-App lassen sich Wartungsaufträge mit allen notwendigen Informationen platzieren, ausführen und dokumentieren. Auch Auswertungen und Analysen der Leistungsdaten, energietechnisch und kaufmännisch, haben wir im Portfolio, ebenso die Betreiberintegration und den Rechnungseingangsworkflow.

Wohin geht die Reise bei den erneuerbaren Energien, insbesondere der Windkraft?

Thomas: Es besteht ein politischer Auftrag zur Dekarbonisierung. Dazu sind gewaltige Anstrengungen erforderlich und ein Miteinander aller Beteiligten: sei es Politik, Wirtschaft oder private Initiativen. Und es ist noch viel Luft nach oben. Wir als Allgeier inovar leisten unseren Beitrag, in dem wir das tun, was wir am besten können: Prozesse mit viel Branchenexpertise, Weit- und Tiefblick zu digitalisieren. Das macht die Transformation nicht einfach, aber deutlich schneller.

Welche Bedeutung kommt einer Messe wie der WindEnergy Hamburg 2024 bei?

Thomas: Als Branchentreff ist die WindEnergy enorm wichtig. Hier kommen nicht nur die verschiedenen Player zusammen, um sich auszutauschen und zu vernetzen. Mit gemeinsamen Aktionen und Botschaften lässt sich Gehör verschaffen und Schub in die Vorgänge bringen. Speziell für uns als Allgeier inovar mit unserer Software-Lösung AURELO Energiepark Manager ist die Messe ein wichtiger Termin, um am Puls der Zeit zu bleiben. Und natürlich, unsere Kunde zu treffen.

Vielen Dank für das Gespräch und die Einschätzung, Thomas. Wir wünschen Dir und Deinem Team eine erfolgreiche WindEnergy Hamburg 2024!

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Hallo Jan, das Thema E-Rechnungspflicht ist in aller Munde und die verbleibende Zeit, sich entsprechend darauf vorzubereiten, ist mit knapp 4 Monaten gar nicht mal so lang. Doch was genau versteht man eigentlich unter einer E-Rechnung?

Jan: Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten maschinell lesbar sind und automatisch verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die zwar elektronisch sind, aber nicht strukturiert, können E-Rechnungen direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingelesen und weiterverarbeitet werden.

Was ändert sich konkret ab Januar 2025?

Jan: Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Das bedeutet, dass alle Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und an öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden müssen. Erfüllt werden die Formatanforderungen beispielsweise von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Ziel dieser neuen Regelung ist es, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu steigern sowie den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Und wer ist von dieser Pflicht betroffen?

Jan: Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Rechnungen an andere Unternehmen oder an öffentliche Auftraggeber stellen. Auch Freiberufler und Selbstständige, die in den genannten Bereichen tätig sind, müssen sich an die neuen Regelungen halten. Ausgenommen sind lediglich Privatpersonen, die Rechnungen für private Zwecke stellen.

Was müssen Unternehmen beachten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden?

Jan: Unternehmen müssen zunächst sicherstellen, dass ihre IT-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Dazu gehört die Implementierung von geeigneten Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme. Es ist außerdem wichtig, die gesetzlichen Anforderungen an das Format und den Inhalt der E-Rechnung zu kennen und zu erfüllen. Viele Anbieter bieten bereits Softwarelösungen an, die diese Anforderungen unterstützen und die Umstellung erleichtern.

Was passiert, wenn Unternehmen sich nicht an die neuen Regelungen halten?

Jan: Wenn Unternehmen die neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht nicht einhalten, können verschiedene Konsequenzen drohen. Zunächst einmal können Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen Format übermittelt werden, von den Empfängern abgelehnt werden. Dies führt zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung und kann die Geschäftsbeziehungen belasten.

Darüber hinaus können auch rechtliche Sanktionen folgen. Sollten Unternehmen sich der Pflicht widersetzen, kommen Bußgelder auf sie zu. Die Finanzbehörden könnten zudem genauer hinschauen und zusätzliche Prüfungen ansetzen, was den administrativen Aufwand erhöht und weitere Kosten verursacht.

Langfristig riskieren Unternehmen auch ihren Ruf und ihre Wettbewerbsfähigkeit. In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt wird die Fähigkeit, effizient und dabei regelkonform zu agieren, immer wichtiger. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Welche Vorteile bietet die Umstellung auf E-Rechnungen?

Jan: Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Rechnungen, da manuelle Eingaben entfallen und Fehler reduziert werden. Dies führt zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und besseren Liquiditätsplanung. Darüber hinaus trägt die E-Rechnung zur Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen bei und kann helfen, Betrug zu verhindern. Nicht zuletzt wird durch den reduzierten Papierverbrauch auch die Umwelt geschont.

Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, können von diesen Vorteilen profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Umstellung bietet somit nicht nur die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern auch die internen Prozesse zu optimieren und nachhaltiger zu wirtschaften. Deshalb bin ich der Meinung, dass die Gesetzesänderung auch als Chance angesehen werden sollte.

Gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen bewältigen müssen?

Jan: Ja, die gibt es. Eine der größten Herausforderungen ist sicherlich die technische Umsetzung und Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Zudem ist es wichtig, Mitarbeitende zu schulen und sie mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Auch die Anpassung von Geschäftsprozessen kann zeitaufwendig und komplex sein.

Wie können sich Unternehmen am besten auf die Umstellung vorbereiten?

Jan: Unternehmen sollten frühzeitig mit der Planung beginnen und sich umfassend informieren. Es ist ratsam, externe Dienstleister hinzuzuziehen, die auf digitale Geschäftsprozesse spezialisiert sind. Zudem sollten Pilotprojekte gestartet werden, um die neuen Prozesse und Systeme zu testen und mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Wie unterstützt Allgeier inovar Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen?

Jan: Wir haben sowohl für unserer ECM-Lösung metasonic® als auch für unsere ERP-Branchenlösung für den Holz- und Baustoffhandel syntona® logic Module speziell dafür entwickelt, den Empfang, das Verarbeiten und den Versand von E-Rechnungen effizient zu ermöglichen.

Dank der Anbindung an unser Dokumentenmanagement-System (DMS) gewährleisten unsere Module eine revisionssichere Archivierung aller Rechnungen. Das bedeutet, dass alle Daten sicher und gesetzeskonform gespeichert werden, was die Einhaltung von Vorschriften und die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen erleichtert.

Mit diesen Lösungen profitieren Unternehmen nicht nur von einer automatisierten und fehlerfreien Rechnungsbearbeitung, sondern auch von einer verbesserten Transparenz und einem hohen Sicherheitsstandard. Wir unterstützen also in zweierlei Hinsicht: einmal dabei, die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich zu bewältigen und gleichzeitig die Prozesse zu optimieren.

Vielen Dank für das informative Gespräch, Jan. Wir sind gespannt, wie sich die Umstellung auf E-Rechnungen in der Praxis entwickeln wird.

Jan: Sehr gerne. Ich bin sicher, dass die E-Rechnung viele positive Veränderungen mit sich bringen wird und wünsche allen Unternehmen viel Erfolg bei der Umsetzung!

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Wie profitieren Unternehmen von der nahtlosen Integration von E-Commerce- und ERP-Systemen und was bringt es für ihre Geschäftsabläufe?

Sebastian: Um eingehende und vorhandene Informationen und Daten sinnvoll nutzen zu können, müssen E-Commerce- und Businessprozesse und somit auch die beiden Systeme nahtlos miteinander verbunden sein. Diese nahtlose Verbindung ermöglicht es Unternehmen, einen ganzheitlichen Überblick über ihre gesamten Geschäftsaktivitäten zu erhalten und effektiv Entscheidungen zu treffen, die auf aktuellen und genauen Daten basieren. Durch die Integration von E-Commerce- und ERP-Systemen können Unternehmen ihre Betriebsabläufe optimieren, Zeit sparen und die Kundenzufriedenheit erhöhen, indem sie ein konsistentes und personalisiertes Einkaufserlebnis über verschiedene Kanäle hinweg bieten.

Mit Allgeier Commerce habt ihr eine Shop-Software im Portfolio, die durch Schnittstellen mit einer Vielzahl von ERP-Systemen verknüpft werden kann. Aktuell ist die Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central ein großes Thema bei euch – warum?

Sebastian: Microsoft Dynamics 365 Business Central wird von einer Vielzahl von Unternehmen eingesetzt, weshalb für uns klar war, dass wir eine entsprechende Schnittstelle zu unserem Online-Shop entwickeln. Unternehmen, die das ERP-System Dynamics 365 BC von Microsoft im Einsatz haben, kämpfen teilweise noch mit inkompatiblen Systemen, Medienbrüchen, mangelnder Datenaktualität oder fehlender Skalierbarkeit in ihrem E-Commerce. Der Cloud-native Allgeier Commerce-Shop als Teil unserer E-Commerce Automation Plattform bietet die Lösung zu diesen Problemen. Auch für Betriebe, die bereits Dynamics 365 BC nutzen, die Welt des Online-Handels aber neu erschließen möchten, ist unsere skalierbare und zukunftssichere E-Commerce Lösung die ideale Ergänzung ihres ERPs. Denn mit dem eigens entwickelten BC-Connector steht ihnen eine fertige Schnittstelle zu Dynamics 365 BC, und somit eine nahtlose, schnelle und sichere Integration des Shopsystems in ihr ERP zur Verfügung.

Welche Vorteile bringt der von dir erwähnte BC-Connector mit sich?

Sebastian: Die Vorteile, die sich durch den BC-Connector für die Integration von Allgeier Commerce in Dynamics 365 BC ergeben, sind vielfältig. Durch eine einfache „Plug-and-Play“-Integration wird die Implementierung erleichtert und die Projektumsetzung ist zuverlässig abzuschätzen. Weiterhin ermöglicht die Cloud-Architektur Flexibilität und Unabhängigkeit und eröffnet zugleich neue Möglichkeiten in der Microsoft-Welt.

Dank der nahtlosen Verbindung von E-Commerce und ERP wird eine systemübergreifende Synchronisation und der Datenaustausch in Echtzeit ermöglicht. Dadurch ist die gewünschte Datendurchgängigkeit in allen Bereichen – vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur Kundenkommunikation und Logistik – sichergestellt. Um auch in dynamischen Zeiten oder Hochphasen maximale Flexibilität zu ermöglichen, wurde Allgeier Commerce als Cloud-Anwendung entwickelt und lässt sich beliebig skalieren.

Die Integration von ERP und Online-Shop ist von höchster Relevanz für effiziente Geschäftsprozesse. Können auch weitere Tools oder Systeme angebunden werden?

Sebastian: Die Verbindung von ERP und Shop ist die Basis, es können aber natürlich auch andere Systeme integriert werden. Der Allgeier Commerce-Shop ist das Herzstück unserer E-Commerce Plattform, die als digitales Ökosystem eine primäre Schnittstelle zu jeglichen Systemen und Tools in der Unternehmensinfrastruktur bietet. Somit können neben ERP und Shop auch beliebig weitere Systeme aus den Bereichen Marketing, Controlling, CRM oder Dokumentenmanagement nahtlos in die Geschäftsprozesse über integriert werden.

Wie gewährleistet Allgeier inovar die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ihrer E-Commerce-Lösung an sich ändernde Anforderungen und Geschäftsprozesse?

Sebastian: Wir wissen, dass Systeme, Geschäftsprozesse oder Anforderungen sich jederzeit ändern können. Aus diesem Grund legen wir großen Wert darauf, unseren Kunden nicht nur ein performantes Softwareprodukt zur Verfügung zu stellen, sondern ihnen als Partner beratend zur Seite zu stehen. Soll das integrierte Shopsystem zu einem späteren Zeitpunkt modifiziert, um neue Funktionalitäten erweitert oder mit neuen Systemen verknüpft werden, setzt unser Experten-Team aus Entwicklern und E-Commerce-Automations-Spezialisten individuelle Anpassungen effizient und zielgerichtet um. Gleichzeitig haben wir die sich verändernden Marktgegebenheiten im Blick und entwickeln unsere Lösungen stetig weiter.

Vielen Dank für die Einblicke, Sebastian!

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Wie beeinflusst der zunehmende Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen den Umgang mit Dokumenten?

Der zunehmende Einsatz von KI hat einen großen Einfluss, vor allem auch in Hinblick auf die Nutzung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Durch die Integration von KI-Technologien können DMS effizienter Dokumente erfassen, klassifizieren und analysieren. KI-gestützte Funktionen wie z. B. automatische Texterkennung oder Inhaltsanalysen verbessern die Datenextraktion und ermöglichen eine präzisere Dokumentenidentifizierung. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert, Fehler minimiert und Nutzer erhalten schnellen und umfassenden Zugriff auf die gewünschten Informationen.

Welche Voraussetzungen muss ein DMS erfüllen, damit mithilfe von KI aus den Daten umfassende Informationen geliefert werden können?

Zunächst einmal ist eine zuverlässige Erfassung und Speicherung der Daten des gesamten Unternehmens von entscheidender Bedeutung, quasi ein zentrales Archiv. Das DMS sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Dateiformaten und Datenquellen zu verarbeiten, einschließlich Textdokumenten, Bildern und E-Mails. Dafür müssen Schnittstellen zu den im Einsatz befindlichen CRM-, ERP- und E-Mailsystemen gegeben sein.

Darüber hinaus sollte das DMS über leistungsfähige Such- und Analysefunktionen verfügen. Eine intelligente Suchfunktion ermöglicht es den Benutzern, schnell und präzise nach bestimmten Informationen zu suchen. Analysefunktionen wiederum ermöglichen es, Trends zu erkennen, Muster zu identifizieren und Einblicke aus den gespeicherten Daten zu gewinnen.

Weitere wichtige Aspekte sind Sicherheit und Datenschutz. Durch Sicherheitsmechanismen kann die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten gewährleistet werden.

Kann ein DMS nicht auch ohne den Einsatz von KI den gleichen Mehrwert bieten?

Natürlich bietet ein DMS auch ohne Unterstützung von KI erhebliche Mehrwerte. Neben den Archiv-Funktionen ermöglicht es die zuverlässige Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Zusätzlich bietet ein DMS Funktionen wie Versionierung, Zugriffssteuerung und Workflow-Management, die die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Der Einsatz von KI bietet jedoch neue zusätzliche Möglichkeiten, die Unternehmen den entscheidenden Schritt voranbringen können. KI ermöglicht eine automatisierte Analyse und Klassifizierung von Dokumenten, was die Genauigkeit und Effizienz nochmal erhöht. Intelligente Suchalgorithmen verbessern die Relevanz der Suchergebnisse und ermöglichen eine schnellere Navigation durch große Datenmengen. Allgemein ermöglicht der Einsatz von KI eine noch effektivere Nutzung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines DMS und trägt so zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Steigerung der Produktivität bei. So entsteht ein intelligentes Wissensmanagement auf Basis eines gut strukturierten und gepflegten DMS.

Einen Schritt weitergedacht: Siehst du in der schnellen Entwicklung der KI eine Gefahr für den Bedarf an DMS-Software in der Zukunft?

Ganz im Gegenteil. Dokumentenmanagement-Systeme sind durch die Erweiterung um KI-Möglichkeiten für Unternehmen mehr wert und wichtiger denn je. Denn hier liegen ja bereits gut strukturiert und von der KI durchsuchbar Informationen und Daten vor. Und ohne Informationen ist KI wiederum wenig wertschöpfend.

Inwiefern ist metasonic®, die DMS-Lösung von Allgeier inovar, für die Nutzung mit KI in Unternehmen geeignet?

metasonic® bietet bereits Möglichkeiten zur sehr strukturierten Ablage und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Außerdem verfügen wir über eine große Bandbreite an Schnittstellen, womit dann auch Informationen aus anderen im Unternehmen befindlichen Systemen gespeichert und entsprechend gesucht und gefunden werden können. Die Volltextsuche wurde mit unserem kürzlich eingeführten Capture 5.0 um erste KI-Ansätze erweitert. Wir sind also dabei, KI nach und nach in metasonic® zu integrieren, um unseren Kunden eine noch leistungsfähigere und intelligentere Plattform zu bieten, die ihre Anforderungen an Effizienz, Genauigkeit und Innovation erfüllt.

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Hallo Milan, schön, dass du uns heute Rede und Antwort zum Thema Microsoft-ERP stehen wirst. Lass uns direkt mit der Entwicklung von Navision zu Microsoft Dynamics Business Central beginnen. Welche wesentlichen Veränderungen haben sich in dieser Evolution ergeben?

Navision, ein damals dänisches Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung für KMU, wurde 2002 von Microsoft übernommen und hat sich im Laufe der Zeit zu Microsoft Dynamics 365 Business Central weiterentwickelt. Der Fokus bei dieser Weiterentwicklung wurde verstärkt auf Innovation, State-of-the-Art Basis mit einer neuen Programmiersprache und der Integration in die Cloud gelegt. Die Umstellung ermöglicht es uns heute, modernste Funktionen anzubieten, die speziell auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten sind. Die nahtlose Integration in die Microsoft Cloud bietet zudem eine verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität.

Vielen Dank für den kurzen Rückblick und die Einordnung. Ein wichtiger Entscheidungspunkt für Unternehmen, die auf der Suche nach einem neuen ERP-System sind, ist das Bereitstellungsmodell. Kannst du kurz die Unterschiede zwischen On-Premise und SaaS für ERP-Systeme erläutern?

Natürlich! Wenn wir einen genaueren Blick auf On-Premise werfen, sehen wir, dass Unternehmen die Hardware- und Software-Ressourcen intern verwalten. Dies bietet volle Kontrolle über die Infrastruktur. Die Anfangsinvestitionen können jedoch erheblich sein, da sie den Kauf von Servern, Lizenzen und die Einstellung von IT-Personal umfassen. Viele Kosten verbergen sich dabei im Dunkeln, wie Strom-, Wartung- und Servicekosten für den Server.

SaaS (Software as a Service) hingegen erleichtert den Unternehmen den Einstieg in die Welt des ERP, da die Verantwortlichkeiten für Server, Speicherung, Betriebssystem usw. in der Verantwortlichkeit von Microsoft liegen. Dazu kommt, dass es keine hohen anfänglichen Kapitalausgaben für Lizenzen und Hardware gibt, denn durch das Abonnementmodell verteilen sich die Kosten über die Nutzungsdauer. Automatische Updates sind ein weiterer Vorteil, wenn nicht der größte Vorteil, der sicherstellt, dass Unternehmen immer die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches erhalten. Die Lösung bleibt dadurch zu jeder Zeit auf dem neusten Stand und große Updates alle paar Jahre gehören der Vergangenheit an. Das spart nicht nur Geld, sondern auch interne Ressourcen. Die Skalierbarkeit ermöglicht es, Lizenzen je nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern, was besonders für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen oder Wachstumsplänen von Vorteil ist. Die Kosten in einer SaaS-Lösung sind übersichtlicher und leichter zu kalkulieren, da Updates, Hostings, Lizenzen etc. in den monatlichen Gebühren enthalten sind.

Die Entscheidung zwischen On-Premise und SaaS sollte also eine gut durchdachte Abwägung der individuellen Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens sein. Es geht darum, die beste Lösung zu finden, die nicht nur den gegenwärtigen Anforderungen entspricht, sondern auch zukunftsfähig ist und das Wachstum des Unternehmens unterstützt.

Ein wichtiger Punkt, der viele Unternehmen beschäftigt, ist die Sicherheit in der Cloud. Wie geht ihr mit den Bedenken der Kunden um?

Das stimmt, immer noch haben viele Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes in der Cloud. Hier ist es wichtig zu betonen, dass Cloud-Anbieter wie Microsoft mit Dynamics 365 Business Central strenge Sicherheitsprotokolle und -zertifizierungen implementieren. Microsoft betreibt z. B. zwei Rechenzentren in Deutschland, in denen die Daten der Unternehmen ausschließlich abgelegt werden können und die Daten unterliegen deutschen Datenschutzbestimmungen.

In der Cloud profitieren Unternehmen von Sicherheitsteams, die sich rund um die Uhr mit Bedrohungen auseinandersetzen und fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen implementieren. Dies umfasst den Schutz vor Datenverlust, Verschlüsselung auf mehreren Ebenen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits. Die Realität ist, dass Microsoft bessere Ressourcen und Fachkenntnisse für Sicherheitsfragen haben als viele einzelne Unternehmen.

Die Entscheidung für die Cloud sollte nicht nur auf bestehenden Bedenken basieren, sondern auch darauf, wie Cloud-Lösungen die allgemeine Sicherheitslage verbessern können. Es ist auch wichtig, die individuellen Compliance-Anforderungen der Branche und des Unternehmens zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Wir verstehen die Bedenken unserer Kunden und bieten transparente Informationen sowie Schulungen, um diese Ängste zu mindern und gehen individuell auf die Fragen ein. Wichtig ist hier auch zu wissen, dass die Cloud oft eine sicherere Umgebung bietet als lokale Server, wenn sie nur richtig konfiguriert ist.

Abschließend würden wir gerne wissen, wie du in der Beratung mit deinen Kunden vorgehst. Bist du eher Team „ERP in der Cloud“ oder rätst du deinen Kunden auch mal dazu, bei der bewährten On-Premise-Lösung zu bleiben?

Die Entscheidung zwischen On-Premise und Cloud hängt wirklich von den spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens ab. Ich gehe zunächst immer mit der SaaS-Variante zum Kunden und erstelle auch gerne gemeinsam einen Kostenvergleich. Neben den vorhin aufgeführten Vorteilen einer SaaS-Lösung möchte ich hier auch noch hinzufügen, dass Microsoft und alle anderen großen Hersteller eine deutliche Cloudstrategie durchführen und die Kunden deutlich in diese Richtung lenken. Das Wichtigste bleibt jedoch, eine umfassende Analyse der Geschäftsanforderungen, Budgets, Sicherheitsbedenken und Wachstumsstrategien durchzuführen, um partnerschaftlich einen maßgeschneiderten Plan für die Zukunft zu erarbeiten.

In vielen Fällen bringt die Cloud erhebliche Vorteile mit sich, insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugriff auf innovative Funktionen. So ist die Anbindung von Microsoft 365 (Office-Paket) für On-Premise-Kunden stark begrenzt. Für Unternehmen, die schnell auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren müssen, kann die Cloud eine leistungsstarke Lösung sein – gerade auch was die Kosten angeht.

Als ERP-Experte sehe ich meine Rolle darin, gemeinsam mit meinen Kunden die beste Lösung für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Es ist nicht nur eine Technologieentscheidung, sondern auch eine strategische Entscheidung, die die langfristigen Ziele und Visionen des Unternehmens berücksichtigt.

Vielen Dank, Milan, für die interessanten Einblicke in die Welt der Möglichkeiten der ERP-Lösungen von Microsoft!

Kannst du uns einen kurzen Rückblick zur Messe geben?

Erst einmal vielen Dank! Die Teilnahme an der HUSUM Wind Messe war für mich eine aufregende Erfahrung und auch sehr inspirierend, als Aussteller dabei zu sein. Wir hatten die Gelegenheit, spannende Gespräche mit Branchenexperten und potenziellen Kunden zu führen und zeitgleich neueste Trends der Windbranche zu diskutieren. Der intensive Austausch hat nicht nur geholfen, die Bedürfnisse der Branche besser zu verstehen, sondern auch gezeigt, wie sehr sich die Erneuerbare Energien Branche für digitale Lösungen öffnet. Es wurde deutlich, dass die Branche immer stärker auf die Vorteile der Digitalisierung setzt, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren und nachhaltiger zu werden – so wurde es mir leicht gemacht, mich direkt mit meinem Wissen rundum ERP-Software und Digitalisierung einzubringen.

Das klingt doch nach einer gelungenen Zeit in Husum! Wie trägt denn die Implementierung einer ERP-Lösung zur Förderung der Digitalisierung in der Branche bei?

Diese Branche steht vor speziellen Herausforderungen, und ERP-Lösungen sind ein Schlüssel, um diese zu bewältigen. Ich kann gerne einige Beispiele nennen: Erstens, Wind- und Solarparks müssen große Mengen an Daten verarbeiten, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren und Ausfälle zu minimieren. ERP-Systeme ermöglichen dabei die nahtlose Erfassung, Verarbeitung und Analyse dieser Daten.

Zweitens sind Effizienz und Kostenkontrolle entscheidend, um profitabel zu sein. ERP-Systeme unterstützen Betreiber dabei, Ressourcen effizient zu nutzen, sei es bei der Planung von Wartungsarbeiten oder der Steuerung der Energieerzeugung.

Drittens, die Einhaltung von Vorschriften und Umweltauflagen ist in der Erneuerbaren Energien Branche von großer Bedeutung. ERP-Lösungen helfen bei der Verwaltung von Compliance-Anforderungen und der Erstellung von Berichten für Aufsichtsbehörden.

Gerade für Projektierer und Betreiber von Wind- und Solarparks sind das wichtige Schlüsselfunktionen, die vor allem durch branchenspezifische ERP-Lösungen wie dem AURELO Energiepark Manager für eine effiziente, transparente und nachhaltige Verwaltung von Wind- und Solarparks sorgen.

Jetzt, wo wir über die Gegenwart gesprochen haben, könntest du uns einen Ausblick darauf geben, was in naher Zukunft im Bereich der Digitalisierung in der Wind- und Solarbranche passieren wird?

Sicher, gerne. Die Branche hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in Bezug auf die Digitalisierung gemacht, aber es gibt noch Raum für weiteres Wachstum. Wir werden in Zukunft eine verstärkte Integration von Internet of Things (IoT)-Technologien sehen, um die Überwachung und Wartung von Anlagen zu verbessern. Künstliche Intelligenz (KI) wird eine wichtige Rolle spielen, um genaue Prognosen für Energieerzeugung und -verbrauch zu erstellen. Die Digitalisierung ermöglicht auch die nahtlose Integration erneuerbarer Energien in bestehende Stromnetze, was zu einer zuverlässigeren und effizienteren Energieversorgung führen wird.

Allerdings gibt es auch Herausforderungen, wie die Sicherheit von Daten und Systemen sowie die Integration verschiedener digitaler Technologien. Die Branche ist bereits auf einem guten Weg, aber es gibt noch viel zu tun, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen.

Vielen Dank für die Einblicke ins aktuelle und zukünftige Geschehen in der Windkraft- und Solarbranche, Markus!

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Warum sollten Unternehmen auf digitales Vertragsmanagement setzen?

Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg und erleichtert die Genehmigungsprozesse ungemein. Das Vertragsmanagement stellt beispielsweise alle Vertragslaufzeiten und die entsprechenden Konditionen der Verträge auf einen Blick dar. Das Unternehmen erhält so schnell und transparent einen umfänglichen Überblick dank effizienten Filterungs- und Suchfunktionen. Hinzukommt, dass durch die Prozessautomatisierung keine Kündigungsfristen mehr verpasst werden können. So lassen sich bis zu 75% der Vorgangskosten einsparen.

Viel Zeit benötigt erfahrungsgemäß auch der Freigabeprozess eines Dokumentes mit der dazugehörigen Unterschrift. Durch die elektronische Signatur brauchen wir keinen Stift und kein Papier mehr.

Ich kann also einfach und mit einem Klick zwischen den Debitoren- und Kreditorenverträgen und beispielsweise der Geheimhaltungsklausel hin- und herspringen. Gemeinsam mit der tagesaktuellen Übersicht also eine echte Arbeitserleichterung.

Welche Herausforderungen können Unternehmen bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements erwarten und wie können sie diese bewältigen?

Bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen. Eine davon ist die mögliche Widerstandshaltung gegenüber Veränderungen seitens der Mitarbeitenden. Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Lösungen erfordert eine gewisse Umgewöhnung und Schulung der Mitarbeitenden, um die Akzeptanz zu fördern. Hier ist es wichtig, die Vorteile und Effizienzgewinne hervorzuheben, die mit der Digitalisierung einhergehen.

Eine weitere Herausforderung liegt in der Auswahl der richtigen Softwarelösung. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern am Markt, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung ihren spezifischen Anforderungen entspricht und nahtlos in ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Eine gründliche Analyse der Funktionen und Sicherheitsaspekte der Software ist daher unerlässlich. Wo ich gerade beim Thema Sicherheit bin: Es muss natürlich auch sichergestellt werden, dass die Sicherheit der digitalen Vertragsdaten gewährleistet ist. Datenschutz und Vertraulichkeit sind von höchster Bedeutung, daher sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen implementiert werden.

Das mag erstmal komplex klingen, jedoch bin ich der Meinung, dass durch sorgfältige Planung, Schulungen und Auswahl der passenden Software diese Herausforderungen gut bewältigt werden können und die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements klar überwiegen.

Wie kann die Integration eines digitalen Vertragsmanagements in bestehende Geschäftsprozesse erfolgen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten?

Die Integration eines digitalen Vertragsmanagements in bestehende Geschäftsprozesse erfordert eine gezielte Planung und eine reibungslose Umsetzung. Zunächst sollten Unternehmen ihre vorhandenen Vertragsprozesse sorgfältig analysieren, um die Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren, die durch die Digitalisierung behoben werden sollen. Anschließend sollte eine Softwarelösung ausgewählt werden, die eine nahtlose Integration ermöglicht und in der Lage ist, mit den bestehenden Systemen und Tools zu kommunizieren.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, müssen die Mitarbeitenden, die mit dem Vertragswesen zu tun haben, mit der neuen digitalen Plattform vertraut gemacht werden, um die Effizienz der Vertragsabwicklung zu maximieren und potenzielle Fehler zu minimieren.

Des Weiteren sollten Unternehmen eine klare Kommunikation und Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen sicherstellen, die in den Vertragsprozess involviert sind. Die Digitalisierung des Vertragsmanagements kann also mit der richtigen Lösung auch in bestehende Systemlandschaften integriert werden und trägt dazu bei, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellen Vertragsdaten haben und Änderungen in Echtzeit verfolgen können.

Nun hat ein Unternehmen in der Regel unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Workflows. Benötige ich dann nicht weitere Module, um meine Unternehmensprozesse erfolgreich zu automatisieren?

Ja! Wenn das Unternehmen komplett von Papier weg möchte, benötigt es mehrere Module. Gerade Prozesse und Workflows werden individuell zugeschnitten und das bedarf mehrerer Bausteine, um diesen gerecht zu werden. Mit unserer Digitalisierungsplattform metasonic® gelingt das ganz einfach – die Lösung ist modular aufgebaut und kann individuell an Wünsche und Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, um die Geschäftsprozesse bestmöglich zu optimieren.

Hinzukommt, dass die Prozesse zunehmend dezentraler gestaltet werden. Wie können die Unternehmensbedürfnisse am besten berücksichtigt werden?

Am effektivsten ist der Zugriff auf eine Informationsplattform, die die wichtigsten Informationen, Dokumente und Prozesse für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung bündelt – revisionssicher und rechtskonform. Denn Ziel ist es ja, das gesamte Unternehmen mit allen Standorten zu digitalisieren und nicht nur einzelne Abteilungen. Das Vertragsmanagement ist demnach nur ein Teil von dieser Plattform.

Zusätzlich reduziert das Unternehmen durch die Einführung einer Digitalisierungsplattform natürlich die Beschäftigung mehrerer Dienstleister und kann sich auf einen Partner für alle Prozesse konzentrieren, was den Arbeitsalltag ungemein erleichtert! Auch für die Anwender ist eine einheitliche Plattform von Vorteil, denn sie müssen sich nur an eine Oberfläche gewöhnen.

Welche Module sind für die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie relevant?

Generell lassen sich die Module individuell auf die Unternehmensbedürfnisse anpassen. Im Grunde müssen neben dem Vertragsmanagement alle relevanten Bausteine wie Rechnungsverarbeitung, HR- und Personalmanagement, mobiles Arbeiten, Fahrzeugmanagement, digitale Akten und digitale Postverteilung abgebildet werden, um zum papierlosen Büro zu gelangen.

Die Plattform muss nicht in Gänze genutzt werden, sondern wird vielmehr individuell an die Unternehmensprozesse angepasst. Bedarfsgerecht, nutzerorientiert und zukunftsweisend: Viele Unternehmen starten beispielsweise in der Finanzbuchhaltung und bauen darauf auf.

Vielen Dank für das Interview, Hendrik.

Wir nehmen also mit, dass eine Digitalisierungsplattform dem Unternehmen nicht nur zu einer erfolgreichen Digitalisierung verhelfen kann, in dem sie u.a. Informationen, Prozesse und Module bündelt. Sie ist auch bedarfsgerecht und anwenderfreundlich aufgebaut, erfüllt notwendige Sicherheitskriterien und ist somit der optimale Weg, um sich von papierbasierten Prozessen zu verabschieden.

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