Ablage, Archiv & Workflows

Dokumenten-Organisation.

Q: Ist die digitale Dokumenten-Organisation gesetzeskonform?

Wenn wir an GoBd oder die EU-DSGVO denken, gelingt mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen die gesetzeskonforme Ablage und Archivierung einfacher als auf Papier. Es kommt jedoch auf die Details an: Zugriffsrechte, die Dokumentation von Workflows und sogar die die Hardware spielen eine Rolle. Lassen Sie uns reden.

Organisieren Sie Ihre Dokumente – eingehend wie ausgehend – durchgängig digital. Das schafft Transparenz für alle Beteiligten. Vor allem bei dezentralem Arbeiten.

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Dokumentenmanagement mit System.

Dokumente erreichen uns nach wie vor über viele Kanäle: als E-Mail oder Anhang, über Portale und sogar noch per Post. Damit alle Beteiligten informiert und effizient arbeiten können, ist eine zentrale und digitale Dokumenten-Organisation unerlässlich.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECM) sorgt für eine strukturierte Ablage und Verschlagwortung und somit schnelles Finden der Unterlagen. Zudem lässt sich die Archivierung GoBD- und DSGVO-konform organisieren und rollenbasiert Zugriffsrechte einrichten.

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Blaues Icon von mit dem Buchstaben i in Kreis und rotem Dreieck, das auf weitere Informationen zu Lösungen von Allgeier inovar verweist.

Vom Strukturieren, Archivieren, Suchen & Finden.

Moderne Arbeitsplätze mit zeitgemäßen Tools
Digitale einheitliche Workflows – für weniger Medienbrüche, weniger Zeit & Fehler
Zentrale Daten- und Dokumentenverwaltung mit intelligenter Struktur & Suchfunktion
Transparenz und Zugriff für alle Berechtigten
Mobiles Arbeiten, wo gewünscht und möglich
Regelkonforme Ablage und Archivierung nach DSGVO und GoBD

“Dank der Digitalisierungsplattform metasonic® ist es uns gelungen, Prozesse einfach, bedarfsgerecht und nutzerorientiert zu modellieren. Die Möglichkeit der auf uns perfekt zugeschnittenen Prozesse bietet unserem Tagesgeschäft einen großen Mehrwert.”

Weißes R von Röhm auf schwarzem Hintergrund, langjähriges Kunde von Allgeier inovar.

Christian Sturm

IT Innovation + Business Relations Management, Röhm GmbH

Software zur digitalen Dokumenten-Organisation

Dokumente die gespeichert werden durch Allgeier Inovar.

Software | ECM Digitale Akte Mit der digitalen Akte findet zusammen, was zusammen gehört. Für vollständigen digitalen Einblick.

E-Dokument die Signiert werden durch Allgeier Inovar.

Software | ECM Elektronische Signatur Vertragsworkflow digital – mit der elektronischen Unterschrift zum papierlosen Büro.

Dokumente die erneuert und gespeichert werden durch HR von Allgeier Inovar.

Software | ECM HR- und Personalmanagement Moderne Arbeitgeber setzen auf digitales HR- und Personalmanagement. So geht alles seinen Gang.

Ein Mann in einem Brauen Pulli, der vor einem Komputer sitzt.

Software | ECM metasonic® Machen Sie Ihre Büros papierlos – und Ihr Unternehmen zu einem modernen Arbeitgeber.

Dokumente die erneuert und gespeichert werden durch Allgeier Inovar.

Software | ECM Rechnungsflow Automatisieren und digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang. Für mehr Übersicht & weniger Kosten.

Software | ECM Vertragsmanagement Status, Fristen, Zuständigkeiten – ganz einfach mit digitalem Vertragsmanagement.

Ich freue mich auf Ihre Anfrage!

Lassen Sie uns unverbindlich über Ihre Möglichkeiten, individuellen Anforderungen sowie unser Produkt- und Lösungsportfolio sprechen.

Hendrik Hackmann, Vertrieb metasonic® in blauem Jacket mit Einstecktuch und weißem Hemd.

Hendrik Hachmann

Account Manager | ECM/BPM

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Ihre Fragen – unsere Antworten

Lohnen sich Dokumentenmanagementsysteme auch für kleine Unternehmen?

Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen…

Gerade bei verschiedenen Niederlassungen oder mobilem Arbeiten im Vertrieb oder Homeoffice, kommen die Prozesse nicht mehr ins Stocken. Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System, und Sie werden auch keine Termine oder Zahlungsfristen mehr verpassen.  Sie wollen das für Ihre Routinen ausprobieren? Dann trifft es sich gut, dass sich die meisten Systme modulartig aufbauen lassen. Wir sind sicher, Sie werden von den digitalen Workflows begeistert sein.

Ist die digitale Dokumenten-Organisation gesetzeskonform?

Wie erfolgt die Digitalisierung der Dokumente? Wie viel Automatismus steckt im System?

Eingehende Belege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Verträge auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert und gehen in ein Scanner-Postfach ein. Erhalten Sie bereits viele Dokumente digital, z. B. als E-Mail-Anhang oder als Abruf-Link, können auch diese in ein zentrales Dokumenten-Postfach geschoben werden.   Von dort machen sich die Dokumente auf vorab definierten und standardisierten Workflows auf die digitale Reise durch das Unternehmen: Die beteiligten Kollegen erhalten einen Hinweis auf das Dokument, die To-Dos und die dazugehörigen Termine. Für Berechtigte ist einsehbar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg aktuell befindet. Auch Rückfragen sind möglich.

Darüber hinaus ist es möglich, die Daten in den Dokumenten automatisch in die zentralen Systeme bzw. Felder zu überführen. Dabei hilft eine gute Vorbereitung. Zudem „lernt“ das System und optimiert sich im Zeitverlauf. Auch die Digitalisierung von Archiven ist sinnvoll und lässt sich mit einem DMS/ECM-System erfolgreich gestalten. Welche Schritte automatisiert oder halb-automatisch, z. B. mit manueller Prüfung und Freigabe erfolgen, entscheiden Sie.

Welche Vorteile bietet eine digitale Dokumenten-Organisation?

Mit papierlosen Büros und Prozessen machen Sie einen großen Schritt in Richtung digitale Transformation. Gerade bei dezentralen und mobilen Arbeitsplätzen ermöglichen digitale Dokumente und Workflows einen standortunabhängigen Zugriff. So sind alle im Bilde und Prozesse geraten nicht ins Stocken, Termine und Fristen, z.B. Skonto, werden nicht mehr verpasst. Das schafft nicht nur nachvollziehbare Transparenz sondern geldwerte Vorteile.
Die Hauptziele lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
Effizienz: Durch die digitale Organisation und systematische Ablage und Verschlagwortung können Dokumente schnell und einfach gefunden werden.
Zugänglichkeit: Dokumente sind von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugänglich. Das erleichtert die Zusammenarbeit.
Sicherheit: Digitale Dokumente können durch Passwörter, Verschlüsselung und Zugriffsrechte geschützt werden.
Nachhaltigkeit: Die Reduzierung von Papierverbrauch trägt zur Umweltfreundlichkeit bei.
Tools und Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen und Einzelpersonen dabei, ihre Dokumente effektiv zu organisieren und zu verwalten.