Dokumenten-Organisation.
Dokumentenmanagement mit System.
Vom Strukturieren, Archivieren, Suchen & Finden.
Dokumente erreichen uns nach wie vor über viele Kanäle: als E-Mail oder Anhang, über Portale und sogar noch per Post. Damit alle Beteiligten informiert und effizient arbeiten können, ist eine zentrale und digitale Dokumenten-Organisation unerlässlich.
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECM) sorgt für eine strukturierte Ablage und Verschlagwortung und somit schnelles Finden der Unterlagen. Zudem lässt sich die Archivierung GoBD- und DSGVO-konform organisieren und rollenbasiert Zugriffsrechte einrichten.
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Ihre Fragen – unsere Antworten
Mit papierlosen Büros und Prozessen machen Sie einen großen Schritt in Richtung digitale Transformation. Gerade bei dezentralen und mobilen Arbeitsplätzen ermöglichen digitale Dokumente und Workflows einen standortunabhängigen Zugriff. So sind alle im Bilde und Prozesse geraten nicht ins Stocken, Termine und Fristen, z.B. Skonto, werden nicht mehr verpasst. Das schafft nicht nur nachvollziehbare Transparenz sondern geldwerte Vorteile.
Die Hauptziele lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Effizienz: Durch die digitale Organisation und systematische Ablage und Verschlagwortung können Dokumente schnell und einfach gefunden werden.
- Zugänglichkeit: Dokumente sind von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugänglich. Das erleichtert die Zusammenarbeit.
- Sicherheit: Digitale Dokumente können durch Passwörter, Verschlüsselung und Zugriffsrechte geschützt werden.
- Nachhaltigkeit: Die Reduzierung von Papierverbrauch trägt zur Umweltfreundlichkeit bei.
Tools und Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen und Einzelpersonen dabei, ihre Dokumente effektiv zu organisieren und zu verwalten.
Eingehende Belege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Verträge auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert und gehen in ein Scanner-Postfach ein. Erhalten Sie bereits viele Dokumente digital, z. B. als E-Mail-Anhang oder als Abruf-Link, können auch diese in ein zentrales Dokumenten-Postfach geschoben werden. Von dort machen sich die Dokumente auf vorab definierten und standardisierten Workflows auf die digitale Reise durch das Unternehmen: Die beteiligten Kollegen erhalten einen Hinweis auf das Dokument, die To-Dos und die dazugehörigen Termine. Für Berechtigte ist einsehbar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg aktuell befindet. Auch Rückfragen sind möglich.
Darüber hinaus ist es möglich, die Daten in den Dokumenten automatisch in die zentralen Systeme bzw. Felder zu überführen. Dabei hilft eine gute Vorbereitung. Zudem „lernt“ das System und optimiert sich im Zeitverlauf. Auch die Digitalisierung von Archiven ist sinnvoll und lässt sich mit einem DMS/ECM-System erfolgreich gestalten. Welche Schritte automatisiert oder halb-automatisch, z. B. mit manueller Prüfung und Freigabe erfolgen, entscheiden Sie.
Wenn wir an GoBd oder die EU-DSGVO denken, gelingt mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen die gesetzeskonforme Ablage und Archivierung einfacher als auf Papier. Es kommt jedoch auf die Details an: Zugriffsrechte, die Dokumentation von Workflows und sogar die die Hardware spielen eine Rolle. Lassen Sie uns reden.
Ja – denn mit einem passenden DMS sparen Sie Platz, Porto, aber vor allem Zeit. Denken Sie daran, wieviel Zeit Ihre Kollegen damit verbringen, Dokumente zu suchen, auszudrucken, zu kopieren, zu versenden, abzulegen…
Gerade bei verschiedenen Niederlassungen oder mobilem Arbeiten im Vertrieb oder Homeoffice, kommen die Prozesse nicht mehr ins Stocken. Verknüpfen Sie Ihr DMS einfach mit Ihrem ERP-System, und Sie werden auch keine Termine oder Zahlungsfristen mehr verpassen. Sie wollen das für Ihre Routinen ausprobieren? Dann trifft es sich gut, dass sich die meisten Systme modulartig aufbauen lassen. Wir sind sicher, Sie werden von den digitalen Workflows begeistert sein.
