Es empfiehlt sich, die Projekteakte analog zu anderen Strukturen aufzubauen. Häufig ist die Projektakte auch ein Anlass, Ablagestrukturen und Klassifizierungen neu zu denken. Wir empfehlen für den Maschinen- und Anlagebau, die Projektakte nach Ident- bzw. Serialnummern zu organisieren. Und zwar über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Innerhalb der Akte sind die Strukturen frei wählbar. Gerne können Sie sich auch an unseren Best Practices orientieren.

Die Projektakte ist mit einer Universalschnittstelle ausgestattet. Damit lassen sich alle gängigen Systeme problemlos integrieren. Lassen Sie uns Ihre Systemlandschaft sowie Dokumentenquellen und Archive anschauen.

Nein, das Gegenteil ist der Fall. Die Projektakte verhindert Doppelungen oder Mehrfach-Ablagen. Sie führt nur virtuell die Unterlagen zusammen. Die Dokumente bleiben im führenden System, z.B. ERP, CRM, CAD… Sollten Einblicke oder Bearbeitung notwendig sein, erfolgt der Absprung aus der Ansicht in der Projektakte in das führende System. So bleibt es bei einer einheitlichen und zentralen Versionierung und Datenlage.

Eine digitale Projektakte führt alle Dokumente „virtuell“ zusammen, unabhängig in welchem System sie originär geführt werden. Zum Beispiel Verträge, Komponentenlisten, Zeichnungen, kaufmännische Belege. So lassen sich alle Unterlagen innerhalb eines übergeordneten Ordners schnell und einfach finden.