Experten-Interview: Die E-Rechnungspflicht ab 2025 und ihre Bedeutung für Unternehmen

Mit der bevorstehenden Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab Januar 2025 stehen Unternehmen vor einer entscheidenden Umstellung. Doch was genau versteht man unter einer elektronischen Rechnung und wie können sich Unternehmen optimal darauf vorbereiten? In diesem Interview beleuchtet Jan Podkrajac, Sales Manager bei Allgeier inovar, die wesentlichen Aspekte der E-Rechnung, erklärt die Vorteile für Unternehmen und gibt praxisnahe Tipps zur Implementierung.

Erfahren Sie, warum es jetzt wichtig ist, sich mit den neuen gesetzlichen Anforderungen vertraut zu machen und welche Schritte notwendig sind, um von der Digitalisierung im Rechnungswesen zu profitieren.

Hallo Jan, das Thema E-Rechnungspflicht ist in aller Munde und die verbleibende Zeit, sich entsprechend darauf vorzubereiten, ist mit knapp 4 Monaten gar nicht mal so lang. Doch was genau versteht man eigentlich unter einer E-Rechnung?

Jan: Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten maschinell lesbar sind und automatisch verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die zwar elektronisch sind, aber nicht strukturiert, können E-Rechnungen direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingelesen und weiterverarbeitet werden.

Was ändert sich konkret ab Januar 2025?

Jan: Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Das bedeutet, dass alle Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und an öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden müssen. Erfüllt werden die Formatanforderungen beispielsweise von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Ziel dieser neuen Regelung ist es, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu steigern sowie den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Und wer ist von dieser Pflicht betroffen?

Jan: Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Rechnungen an andere Unternehmen oder an öffentliche Auftraggeber stellen. Auch Freiberufler und Selbstständige, die in den genannten Bereichen tätig sind, müssen sich an die neuen Regelungen halten. Ausgenommen sind lediglich Privatpersonen, die Rechnungen für private Zwecke stellen.

Was müssen Unternehmen beachten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden?

Jan: Unternehmen müssen zunächst sicherstellen, dass ihre IT-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Dazu gehört die Implementierung von geeigneten Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme. Es ist außerdem wichtig, die gesetzlichen Anforderungen an das Format und den Inhalt der E-Rechnung zu kennen und zu erfüllen. Viele Anbieter bieten bereits Softwarelösungen an, die diese Anforderungen unterstützen und die Umstellung erleichtern.

Was passiert, wenn Unternehmen sich nicht an die neuen Regelungen halten?

Jan: Wenn Unternehmen die neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht nicht einhalten, können verschiedene Konsequenzen drohen. Zunächst einmal können Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen Format übermittelt werden, von den Empfängern abgelehnt werden. Dies führt zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung und kann die Geschäftsbeziehungen belasten.

Darüber hinaus können auch rechtliche Sanktionen folgen. Sollten Unternehmen sich der Pflicht widersetzen, kommen Bußgelder auf sie zu. Die Finanzbehörden könnten zudem genauer hinschauen und zusätzliche Prüfungen ansetzen, was den administrativen Aufwand erhöht und weitere Kosten verursacht.

Langfristig riskieren Unternehmen auch ihren Ruf und ihre Wettbewerbsfähigkeit. In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt wird die Fähigkeit, effizient und dabei regelkonform zu agieren, immer wichtiger. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Welche Vorteile bietet die Umstellung auf E-Rechnungen?

Jan: Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Rechnungen, da manuelle Eingaben entfallen und Fehler reduziert werden. Dies führt zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und besseren Liquiditätsplanung. Darüber hinaus trägt die E-Rechnung zur Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen bei und kann helfen, Betrug zu verhindern. Nicht zuletzt wird durch den reduzierten Papierverbrauch auch die Umwelt geschont.

Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, können von diesen Vorteilen profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Umstellung bietet somit nicht nur die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern auch die internen Prozesse zu optimieren und nachhaltiger zu wirtschaften. Deshalb bin ich der Meinung, dass die Gesetzesänderung auch als Chance angesehen werden sollte.

Gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen bewältigen müssen?

Jan: Ja, die gibt es. Eine der größten Herausforderungen ist sicherlich die technische Umsetzung und Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Zudem ist es wichtig, Mitarbeitende zu schulen und sie mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Auch die Anpassung von Geschäftsprozessen kann zeitaufwendig und komplex sein.

Wie können sich Unternehmen am besten auf die Umstellung vorbereiten?

Jan: Unternehmen sollten frühzeitig mit der Planung beginnen und sich umfassend informieren. Es ist ratsam, externe Dienstleister hinzuzuziehen, die auf digitale Geschäftsprozesse spezialisiert sind. Zudem sollten Pilotprojekte gestartet werden, um die neuen Prozesse und Systeme zu testen und mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Wie unterstützt Allgeier inovar Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen?

Jan: Wir haben sowohl für unserer ECM-Lösung metasonic® als auch für unsere ERP-Branchenlösung für den Holz- und Baustoffhandel syntona® logic Module speziell dafür entwickelt, den Empfang, das Verarbeiten und den Versand von E-Rechnungen effizient zu ermöglichen.

Dank der Anbindung an unser Dokumentenmanagement-System (DMS) gewährleisten unsere Module eine revisionssichere Archivierung aller Rechnungen. Das bedeutet, dass alle Daten sicher und gesetzeskonform gespeichert werden, was die Einhaltung von Vorschriften und die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen erleichtert.

Mit diesen Lösungen profitieren Unternehmen nicht nur von einer automatisierten und fehlerfreien Rechnungsbearbeitung, sondern auch von einer verbesserten Transparenz und einem hohen Sicherheitsstandard. Wir unterstützen also in zweierlei Hinsicht: einmal dabei, die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich zu bewältigen und gleichzeitig die Prozesse zu optimieren.

Vielen Dank für das informative Gespräch, Jan. Wir sind gespannt, wie sich die Umstellung auf E-Rechnungen in der Praxis entwickeln wird.

Jan: Sehr gerne. Ich bin sicher, dass die E-Rechnung viele positive Veränderungen mit sich bringen wird und wünsche allen Unternehmen viel Erfolg bei der Umsetzung!