Mit digitalem Vertragsmanagement zum papierlosen Büro

Auch für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen zählt der ganzheitliche Gedanke. Denn eine effiziente Digitalisierungsstrategie wird nicht nur in einer Abteilung umgesetzt, sondern im gesamten Unternehmen etabliert. Durch verschiedene Module kann diese zielführend umgesetzt werden.

Einer der wichtigsten Bausteine ist das digitale Vertragsmanagement, was zu einem erheblichen Einsparungspotenzial an allen Ecken führen kann. Wir haben dazu mit unserem Digitalisierungsexperten Hendrik Hachmann, Account Manager ECM/BPM bei Allgeier inovar, gesprochen, um mehr über Herausforderungen, Integrationsmöglichkeiten und Vorteile einer digitalen Lösung zu erfahren.

Warum sollten Unternehmen auf digitales Vertragsmanagement setzen?

Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg und erleichtert die Genehmigungsprozesse ungemein. Das Vertragsmanagement stellt beispielsweise alle Vertragslaufzeiten und die entsprechenden Konditionen der Verträge auf einen Blick dar. Das Unternehmen erhält so schnell und transparent einen umfänglichen Überblick dank effizienten Filterungs- und Suchfunktionen. Hinzukommt, dass durch die Prozessautomatisierung keine Kündigungsfristen mehr verpasst werden können. So lassen sich bis zu 75% der Vorgangskosten einsparen. 

Viel Zeit benötigt erfahrungsgemäß auch der Freigabeprozess eines Dokumentes mit der dazugehörigen Unterschrift. Durch die elektronische Signatur brauchen wir keinen Stift und kein Papier mehr. 

Ich kann also einfach und mit einem Klick zwischen den Debitoren- und Kreditorenverträgen und beispielsweise der Geheimhaltungsklausel hin- und herspringen. Gemeinsam mit der tagesaktuellen Übersicht also eine echte Arbeitserleichterung.

Welche Herausforderungen können Unternehmen bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements erwarten und wie können sie diese bewältigen?

Bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen. Eine davon ist die mögliche Widerstandshaltung gegenüber Veränderungen seitens der Mitarbeitenden. Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Lösungen erfordert eine gewisse Umgewöhnung und Schulung der Mitarbeitenden, um die Akzeptanz zu fördern. Hier ist es wichtig, die Vorteile und Effizienzgewinne hervorzuheben, die mit der Digitalisierung einhergehen.

Eine weitere Herausforderung liegt in der Auswahl der richtigen Softwarelösung. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern am Markt, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung ihren spezifischen Anforderungen entspricht und nahtlos in ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Eine gründliche Analyse der Funktionen und Sicherheitsaspekte der Software ist daher unerlässlich. Wo ich gerade beim Thema Sicherheit bin: Es muss natürlich auch sichergestellt werden, dass die Sicherheit der digitalen Vertragsdaten gewährleistet ist. Datenschutz und Vertraulichkeit sind von höchster Bedeutung, daher sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen implementiert werden.

Das mag erstmal komplex klingen, jedoch bin ich der Meinung, dass durch sorgfältige Planung, Schulungen und Auswahl der passenden Software diese Herausforderungen gut bewältigt werden können und die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements klar überwiegen.

Wie kann die Integration eines digitalen Vertragsmanagements in bestehende Geschäftsprozesse erfolgen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten?

Die Integration eines digitalen Vertragsmanagements in bestehende Geschäftsprozesse erfordert eine gezielte Planung und eine reibungslose Umsetzung. Zunächst sollten Unternehmen ihre vorhandenen Vertragsprozesse sorgfältig analysieren, um die Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren, die durch die Digitalisierung behoben werden sollen. Anschließend sollte eine Softwarelösung ausgewählt werden, die eine nahtlose Integration ermöglicht und in der Lage ist, mit den bestehenden Systemen und Tools zu kommunizieren.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, müssen die Mitarbeitenden, die mit dem Vertragswesen zu tun haben, mit der neuen digitalen Plattform vertraut gemacht werden, um die Effizienz der Vertragsabwicklung zu maximieren und potenzielle Fehler zu minimieren.

Des Weiteren sollten Unternehmen eine klare Kommunikation und Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen sicherstellen, die in den Vertragsprozess involviert sind. Die Digitalisierung des Vertragsmanagements kann also mit der richtigen Lösung auch in bestehende Systemlandschaften integriert werden und trägt dazu bei, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellen Vertragsdaten haben und Änderungen in Echtzeit verfolgen können.

Nun hat ein Unternehmen in der Regel unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Workflows. Benötige ich dann nicht weitere Module, um meine Unternehmensprozesse erfolgreich zu automatisieren?

Ja! Wenn das Unternehmen komplett von Papier weg möchte, benötigt es mehrere Module. Gerade Prozesse und Workflows werden individuell zugeschnitten und das bedarf mehrerer Bausteine, um diesen gerecht zu werden. Mit unserer Digitalisierungsplattform metasonic® gelingt das ganz einfach – die Lösung ist modular aufgebaut und kann individuell an Wünsche und Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, um die Geschäftsprozesse bestmöglich zu optimieren.

Hinzukommt, dass die Prozesse zunehmend dezentraler gestaltet werden. Wie können die Unternehmensbedürfnisse am besten berücksichtigt werden?

Am effektivsten ist der Zugriff auf eine Informationsplattform, die die wichtigsten Informationen, Dokumente und Prozesse für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung bündelt – revisionssicher und rechtskonform. Denn Ziel ist es ja, das gesamte Unternehmen mit allen Standorten zu digitalisieren und nicht nur einzelne Abteilungen. Das Vertragsmanagement ist demnach nur ein Teil von dieser Plattform.

Zusätzlich reduziert das Unternehmen durch die Einführung einer Digitalisierungsplattform natürlich die Beschäftigung mehrerer Dienstleister und kann sich auf einen Partner für alle Prozesse konzentrieren, was den Arbeitsalltag ungemein erleichtert! Auch für die Anwender ist eine einheitliche Plattform von Vorteil, denn sie müssen sich nur an eine Oberfläche gewöhnen.

Welche Module sind für die erfolgreiche Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie relevant?

Generell lassen sich die Module individuell auf die Unternehmensbedürfnisse anpassen. Im Grunde müssen neben dem Vertragsmanagement alle relevanten Bausteine wie Rechnungsverarbeitung, HR- und Personalmanagement, mobiles Arbeiten, Fahrzeugmanagement, digitale Akten und digitale Postverteilung abgebildet werden, um zum papierlosen Büro zu gelangen.

Die Plattform muss nicht in Gänze genutzt werden, sondern wird vielmehr individuell an die Unternehmensprozesse angepasst. Bedarfsgerecht, nutzerorientiert und zukunftsweisend: Viele Unternehmen starten beispielsweise in der Finanzbuchhaltung und bauen darauf auf.

Vielen Dank für das Interview, Hendrik. Wir nehmen also mit, dass eine Digitalisierungsplattform dem Unternehmen nicht nur zu einer erfolgreichen Digitalisierung verhelfen kann, in dem sie u.a. Informationen, Prozesse und Module bündelt. Sie ist auch bedarfsgerecht und anwenderfreundlich aufgebaut, erfüllt notwendige Sicherheitskriterien und ist somit der optimale Weg, um sich von papierbasierten Prozessen zu verabschieden.